Отмена командировочных удостоверений: плюсы и минусы?

Общепринятый порядок и особенности направления работника в командировку отражены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08г. № 749). В этот документ в декабре 2014г. Правительство РФ (Постановление № 1595 от 29.12.2014г.) внесло изменения, в том числе отменяющие с 08.01.2015г. командировочные удостоверения, которыми подтверждали время пребывания работника в служебной поездке. Кроме того теперь не требуется оформлять и служебное задание перед командировкой. Пункт Положения, где было прописано, что цель командировки определяется руководителем и указывается в служебном задании, в новой редакции документа попросту утратил силу.

Изменения в порядке оформления служебных поездок в большей степени направлены на уменьшение количества документов, которые кадровики оформляли перед поездкой, а затем передавали (или сам работник) в бухгалтерию. И командировочное удостоверение, и служебное задание были обязательными именно для целей бухгалтерского учета, поскольку являлись оправдательными документами для возмещения расходов на служебные поездки.

Законодатели посчитали достаточным для предъявления работником в бухгалтерию после возвращения из поездки проездных документов, т.е. билетов на автобус, поезд и т.п. Если же работник едет в командировку на личном транспорте, то по окончании командировки он должен отчитаться о поездке в письменной форме, например, в виде служебной записки, и указать в ней срок фактического пребывания в месте командирования и также приложить оправдательные документы. Но в этом случае подтверждением будет не проездной билет, а квитанции или чеки на покупку бензина, путевой лист.

Новость об отмене командировочных удостоверений многие кадровики восприняли неоднозначно. Один из часто задаваемых вопросов: а как можно будет доказать или подтвердить тот факт, что работник был там, куда его направили?

Если в вашей организации необходим такого рода контроль, то можно по-прежнему использовать командировочные удостоверения и требовать с работников делать отметки о прибытии и убытии. Но в бухгалтерию такой документ сдавать уже необязательно. Кроме того вам дается право разработать свою форму документа, подобного командировочному удостоверению, утвердить её в организации и использовать в дальнейшем. Если на предприятии имеется локальный нормативный документ, регламентирующий процесс направления работников в командировки, то нужно обязательно внести в него изменения с января 2015г. с учетом изменений, изложенных в Постановлении № 1595 от 29.12.14г., а также закрепить в нем свою новую форму командировочного удостоверения, если вы таковую будете использовать.

Также вы можете продолжать использовать и служебное задание, поскольку именно в этом документе работник кратко отчитывался о своей поездке, и по прошествии некоторого времени у работодателя может возникнуть необходимость вернуться к материалам по командировке. И если никакого отчета (например, в произвольной форме) работник не составлял, то служебное задание – это единственный документ, в котором содержится отчет, пусть даже краткий.

Несмотря на отмену командировочного удостоверения и служебного задания, все организации по-прежнему обязаны вести учет сотрудников, уезжающих в командировки. Данная обязанность работодателя закреплена в приказе Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. Соответствующую запись нужно делать в журнале учета работников, выбывающих в командировку. Его форма также утверждена этим приказом.

Надеюсь, что новые законодательные нормы в отношении оформления командировок, упростят кадровый документооборот в вашей организации и позволят направить драгоценное время кадровиков на выполнение других не менее важных задач.