Оформляем ежегодный отпуск руководителю

otpusk

Наступает пора отпусков и руководитель организации, как и все остальные работники, имеет право отдохнуть. У руководителя особый статус, и он обладает определенными полномочиями, которые предоставляются только ему. Так вот при оформлении отпуска руководителю у многих возникает ряд вопросов: кто будет исполнять функции руководителя во время его отпуска, как правильно оформить передачу полномочий и все ли полномочия передавать?

Как правильно оформить предоставление отпуска директору

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно графиком отпусков, в котором обязательно должен быть запланирован отпуск руководителя, дата начала которого в силу разных обстоятельств может быть впоследствии перенесена на другое время. Если директор принял решение об уходе в отпуск, возникает закономерный вопрос – должен ли он писать заявление на отпуск и если да, то на имя кого? Согласно статьи 123 ТК РФ о времени начала отпуска нужно предупредить работника за две недели до его начала, это распространяется и на руководителя организации. Но как показывает практика, эту норму трудового законодательства применяют крайне редко ввиду особого статуса руководителя. Чтобы определится с необходимостью написания заявления на отпуск, нужно заглянуть в Устав организации. Там могут быть прописаны обязанности руководителя по согласованию времени начала своего отпуска и его продолжительности с учредителями или советом директоров. Соответственно, если такая норма в Уставе не прописана, то руководитель не обязан писать заявление на имя вышестоящего руководителя.

Теперь об оформлении приказа на отпуск. Все опять же зависит от того, в чью компетенцию входит вопрос о предоставлении отпуска директору. Если он находится в компетенции учредителей организации согласно Устава, то предоставление отпуска оформляется решением уполномоченного органа (учредителем, общим собранием участников либо его представителем). Тогда приказ составляется в произвольной форме и подписывается уполномоченным учредителями лицом. Почему в произвольной форме? Потому что приказ, составленный по унифицированной форме Т-6, может подписывать только руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.

Если предоставление отпуска входит в компетенцию самого директора, то все намного проще. Директор издает приказ о предоставлении отпуска (в унифицированной форме) и сам его подписывает. Об этом, в частности, сказано в письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009г. № 1143-ТЗ: « … В процессе трудовых отношений руководитель издает (в том числе и в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)….»

Делегирование полномочий на время отпуска

Руководитель – первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества. Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, необходимо заранее делегировать свои особые полномочия.

Для начала директор должен издать приказ о временном исполнении обязанностей руководителя замещающим его работником. Такой приказ оформляется в свободной форме, главное отразить: на кого возлагаются обязанности и на какой срок.

Также следует оформить доверенность на передачу части или всех полномочий руководителя. Причем делегировать полномочия внутри организации можно и в соответствии с приказом (тогда в нем перечисляются все передаваемые полномочия), а вот для представления внешних интересов организации приказа недостаточно.

Доверенность от имени юридического лица лучше оформить на фирменном бланке, где указаны основные реквизиты организации, и заверить подписью руководителя. В ней указывают дату выдачи, срок действия (если срок не указан, то действует в течение года), четко прописанный перечень полномочий. Заверять нотариально такую доверенность необязательно.

Описанный выше способ оформления замещения директора подходит в том случае, когда в организации имеется штатный заместитель руководителя. У таких сотрудников обязанность по замещению руководителя на время его отсутствия прописана в трудовом договоре и в должностной инструкции. Ранее существовала законодательная норма (Разъяснения Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 29.12.65г. № 30/39), прямо указывающая на необязательность доплаты штатному заместителю за выполнение обязанностей директора. Но в 2003г. данная норма была отменена Верховным судом РФ. Сейчас в вопросе доплаты нужно опираться на положения статьи 151 ТК РФ. Размер доплаты определяется по соглашению сторон (может быть изначально предусмотрена в трудовом договоре со штатным заместителем).

Другие способы оформления временного замещения руководителя

Однако в маленьких организациях не всегда имеются штатные заместители руководителя. В таком случае возлагать обязанности директора на кого-то из сотрудников (например, на одного из руководителей структурных подразделений) можно будет только с его письменного согласия согласно статье 60.2 ТК РФ в порядке совмещения должностей. Т.е. предварительно с потенциальным заместителем заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении должностей, в котором устанавливается срок выполнения дополнительной работы, её содержание и объем, а также размер оплаты. Затем издается приказ о временном исполнении обязанностей и при необходимости оформляется доверенность.

Помимо совмещения в ТК РФ предусмотрена и такая форма выполнения другой работы, как совместительство (внешнее или внутреннее). Однако такая форма замещения руководителя на практике не применяется.

Можно на время длительного отсутствия директора оформить ему заместителя по срочному трудовому договору. Естественно такой способ замещения не требует издания приказа о возложении обязанностей и оформления доверенности.

Ещё один вариант временно заменить директора — временно перевести на его должность одного из работников организации. Согласно статьи 72.2 ТК РФ, потребуется письменное согласие работника на временный перевод, затем заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, готовится приказ о временном переводе на должность директора на время его отсутствия и доверенность.

Если руководитель не назначил исполняющего обязанности на время своего отпуска

В таком случае можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.В частности,

— для осуществления денежных операций нужна подпись первого лица организации в платежных документах;

— некому подписать и кадровые приказы о приеме, увольнении работников, приказы на отпуск и пр.;

— невозможным окажется и заключение различного рода сделок и контрактов.

Обращаю внимание, что если директор не оставил заместителя (умышленно или по какой другой причине), то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.