Кадровый учет в 2013 году. 5 основных изменений, о которых вы должны знать

1. Унифицированные формы теперь использовать не обязательно

— С января 2013 года можно не использовать унифицированные формы для оформления кадровых действий. Новый закон «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) позволяет работодателям разрабатывать и внедрять любые удобные для них формы первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Необходимо помнить об обязательных реквизитах учетного документа. Это наименование организации, дата составления документа, подписи уполномоченных лиц и другие данные (ст. 9 Закона о бухучете). Если сравнивать с прежними правилами, то существенно изменился только один реквизит – подпись. Рядом с автографом теперь всегда проставляются фамилия и инициалы его владельца.

2. Проверьте, есть ли ваша компания в плане проверок на 2013 год

Как вы знаете, каждый из органов госконтроля (государственные инспекции труда, Роспотребнадзор, Ростехнадзор и др.) формирует проект плана на следующий год. Затем их направляют в прокуратуру. Если выяснится, что какую-то организацию незаконно включили в план, ее из перечня исключат. Далее органы надзора согласуют начало мероприятий между собой. План проверок можно найти на официальном сайте территориального отделения контролирующей организации.

При формировании проверок в перечень включаются организации, в которых:
— произошли тяжелые или смертельные несчастные случаи;
— по материалам аттестации рабочих мест выявлены опасные условия труда;
— средняя заработная плата меньше минимального уровня, установленного в субъекте Федерации;
— в течение года задерживалась выплата зарплаты;
— сотрудники часто обращались в Государственную инспекцию труда с жалобами на нарушение их трудовых прав.

3. Мигранты обязаны подтвердить знание русского языка

Нововведение касается только тех граждан, которые приезжают к нам из государств СНГ или дальнего зарубежья и собираются трудиться в сфере ЖКХ, розничной торговли или бытового обслуживания. Начиная с 1 декабря 2012 года, при оформлении разрешения на работу они обязаны предъявить в ФМС документ, подтверждающий владение русским языком. Тем, кто уже получил разрешение на работу, подтверждать знание русского языка не надо. Но впоследствии, когда наступит время получать очередное разрешение на работу, это придется сделать. Если иностранный гражданин ранее русский язык не изучал, он должен пройти тестирование, которое включает проверку на знание от 500 до 800 слов.

Владение русским языком подтвердят:
— сертификат о прохождении теста по русскому языку, подтверждающий базовый уровень владения им;
— документ своей страны об образовании (не ниже основного общего), в котором есть запись об изучении курса русского языка (с нотариально удостоверенным переводом);
— документ государственного образца о получении образования на территории СССР (до 1 сентября 1991 г.) или России (после этой даты).

Никакого подтверждения не понадобится, если русский язык в стране иностранца имеет статус государственного (например, статус русского языка закреплен в Конституции Республики Беларусь). Важно, что между всеми государствами СНГ существует соглашение о том, что документ о среднем общем образовании признается на территории всех членов Содружества, а значит, никакой дополнительной легализации подобных аттестатов не требуется.

4. Оформить дистанционных работников можно будет по Интернету

Новый закон направлен на урегулирование уже сложившейся формы трудовых отношений, что позволит заключать трудовой договор с дистанционными работниками через Интернет. В этом электронном трудовом договоре заинтересованы аудиторы, юристы, переводчики, программисты, корректоры и другие «удаленные» сотрудники, которые способны трудиться вне офиса. Работодатель сможет принять такого специалиста на работу в считанные минуты, заключив трудовой договор с использованием электронно-цифровой подписи. Это позволит снизить расходы на ведение кадрового делопроизводства, аренду офисных помещений, не тратиться на аттестацию рабочих мест. А персоналу – сэкономить время и средства на посещение офиса, а также взять на себя ответственность за организацию собственной работы. Традиционно судебная практика и законодатель исходят из того, что за все отвечает работодатель.

Процесс оформления трудовых отношений с использованием электронно-цифровой подписи сложно и дорого организовать. В среднем создание ключа для одного работника обходится работодателю приблизительно в 2000 рублей. Таким образом, реализовать положения закона на практике будет достаточно обременительно для компании, если она нанимает в штат большое количество дистанционных работников. А в некоторых случаях и электронная цифровая подпись не поможет – например, тот же больничный по Интернету не передашь: он выдается только в бумажном виде.

5. Срочный трудовой договор разрешат продлевать

Законодатели предлагают сделать продление срочного трудового договора общим правилом. Если работодатель будет заинтересован в сотруднике, он сможет продлить срочный договор. Сейчас его продлить нельзя, кроме случаев, указанных в Трудовом кодексе (ст. 275, 332 ТК РФ) и в других федеральных законах. Вместе с тем изменение срока возможно, поскольку это одно из условий трудового договора, которое по соглашению сторон можно пересмотреть. Например, вы взяли работника на два года, а через год убеждаетесь, что это очень полезный сотрудник, и тогда продлеваете срочный трудовой договор с ним до пяти лет.

Срочный трудовой договор можно признать договором на неопределенный срок в том случае, если срок соглашения истек и ни одна из сторон не заявила о прекращении трудовых отношений (ст. 58 ТК РФ). Другое дело, когда срочные трудовые договоры многократно заключаются на непродолжительный срок для выполнения одной и той же трудовой функции. В таком случае у суда могут быть основания признать договор заключенным на неопределенный срок (п. 14 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Несмотря на то что позиция Верховного Суда всем известна, некоторые суды сейчас допускают продление срочного трудового договора.