Правила оформления уведомления об отпуске

Untitled-1

В обязанности сотрудника кадровой службы входит составление уведомлений, необходимых для донесения до сотрудников различной информации. Унифицированная форма данного документа, как правило, отсутствует. Чтобы сэкономить время, удобно пользоваться неким образцом.

Так, уведомления о начале ежегодного оплачиваемого отпуска, обязательно должно включать в себя:

— номер документа, место и дату его подписания;
— полное наименование организации и данные о работнике (фамилию, имя, отчество, должность, название структурного подразделения);
— период предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска;
— подпись генерального директора организации.

В случаях, когда работник берет дополнительно к ежегодному оплачиваемому отпуску несколько дней за свой счет, сведения об этом в уведомление об отпуске не вносятся.

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ ежегодные оплачиваемые отпуска должны предоставляться сотрудникам в соответствии с утвержденным заранее графиком. Сотрудник, трудящийся в организации первый год, имеет право написать стандартное заявление о предоставлении отпуска.

Когда отпуск предоставляется в соответствии с утвержденным графиком, работодатель обязан предварительно направить работнику уведомление об отпуске. В этом ему должен помочь сотрудник кадровой службы. Согласно закону уведомление о начале отпуска должно поступить в письменной форме не позже, чем за 14 календарных дней до начала отпуска. Уведомление об отпуске печатается в двух экземплярах и направляется работнику на подпись, после чего документ возвращает в отдел кадров. В случае не выполнения требования закона работодателю грозит штраф.

Довольно часто сотрудники кадровой службы сталкиваются с ситуацией, когда отпуск необходимо оформить человеку, работающему на условиях внешнего совместительства. В этом случае такой сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск как и другие работники, а очередь ухода в отпуск определяется общим графиком отпусков.

Требование от совместителя справки о сроках предоставления ему отпуска по основному месту работы не законно и может создать дополнительные проблемы для кадровика. Уведомление об отпуске совместителю направляется в обычном порядке, в двух экземплярах, для ознакомления под роспись.