Памятка кадровику: какие справки и выписки выдавать сотрудникам

Работодатели обязаны выдавать сотрудникам различные справки, копии документов и выписки из отчетов. При этом одни документы нужно выдавать ежемесячно, не дожидаясь заявлений, а другие – лишь по случаю или по просьбе сотрудника. Определить, какие документы и когда передавать сотрудникам, поможет наша специальная таблица. Напомним, что если вы выдадите документы в срок, то избежите штрафов.

Без заявления от сотрудника

Какой документ выдать сотруднику Форма и пример заполнения Срок выдачи
Расчетный листок Произвольная форма. Утвердите ее у руководителя и согласуйте с профсоюзом, если он есть в организации. Не реже одного раза в месяц при выплате зарплаты
Выписка из СЗВ-М Форма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 1 февраля 2016 г. № 83п. Не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным
Копия раздела 6 РСВ-1 Форма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п. Не позднее 15-го (20-го) числа второго месяца, следующего за отчетным
Справка о доходах по форме 2-НДФЛ, если нет возможности удержать налог Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Не позднее 1 марта следующего года

В процессе работы по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней

Документ Форма и пример заполнения
Трудовая книжка с записями о работе в организации, ее копия или выписка из нее Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Копия приказа о приеме на работу Унифицированная форма № Т-1 или № Т-1а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Копия приказа о переводе Унифицированная форма № Т-5 или № Т-5а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Копия приказа об увольнении Унифицированная форма № Т-8 или № Т-8а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Другие документы, связанные с работой Форма произвольная.
Справка о доходах по форме 2-НДФЛ Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.

При увольнении

Документ Форма Срок выдачи
Трудовая книжка с записью об увольнении Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Последний день работы
Справка о сумме заработка Форма утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.
Выписка из СЗВ-М Форма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 1 февраля 2016 г. № 83п.
Копия раздела 6 РСВ-1 Форма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п.
Уведомление – если в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы невозможно Форма произвольная. Уведомление отправьте по почте с описью вложения.
Уведомление при сокращении штата Форма произвольная. Минимум за два месяца до сокращения штата
Предложение другой работы при сокращении штата Форма произвольная.
Справка для пособия по безработице Форма, утвержденная региональным центром занятости, или произвольная форма. В течение трех рабочих дней