И снова составляем график отпусков

Казалось бы, совсем недавно составляли и утверждали график отпусков сотрудников на 2017г…, а уже ноябрь и пора снова задуматься о том, кто и когда пойдет в отпуск в 2018 году.

Очередность ухода сотрудников в отпуск устанавливается графиком отпусков. Для его составления вы можете использовать традиционную унифицированную форму № Т-7 или же самостоятельно разработать и утвердить удобный для вашей организации формат планирования отпусков.

Важно учесть, что график составляют один раз в год на календарный год и утвердить его нужно не позднее 17 декабря текущего года. Если какая-то организация будет создана в начале года, то утверждать график на год, в котором она создана, не обязательно.

В график отпусков вы должны включить всех сотрудников организации, работающих на момент его утверждения.  При планировании графика отпусков обязательно учтите специфику деятельности организации: технологические особенности, периоды спада и активности в работе. Возможно руководитель распорядится равномерно распределить отпуска по году, а может быть летом, когда наступает «жаркая пора» отпусков, в вашей организации наоборот самый пик хозяйственной активности и не будет возможности отпускать сотрудников в отпуск. Решающее слово при утверждении графика отпусков все-таки принадлежит работодателю. Правда, если в организации есть профсоюз, то при составлении графика необходимо учесть и его мнение.

Перед составлением графика отпусков рекомендуем предварительно собрать сведения от самих работников с пожеланиями о датах (периодах) планируемого отпуска. Учитывать пожелания всех сотрудников без исключения законодательство конечно не требует. Но есть категории сотрудников, ежегодный отпуск которым вы обязаны предоставить по их желанию в удобное для них время.

В частности, работодатель обязан учесть пожелания по отпуску:

  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • сотрудников-родителей, в том числе приемных, опекунов или попечителей, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий, в том числе получивших инвалидность
  • Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы;
  • Героев Социалистического Труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы;
  • сотрудников, награжденных знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР» (при условии проживания в России);
  • сотрудников, получивших или перенесших лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалидов вследствие чернобыльской катастрофы, участников ликвидации катастрофы, граждан, эвакуированных из зоны отчуждения и переселенных из зоны отселения, и иных лиц, подвергшихся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и прочих работах, связанных с любыми видами ядерных установок;

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать:

  • право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам;
  • право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены;
  • право одного из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности;
  • право супругов военнослужащих на предоставление отпуска одновременно с отпуском другого супруга.

Не забудьте учесть установленную для инвалидов продолжительность ежегодного отпуска -30 календарных дней, включить в график отпусков дополнительные отпуска работников, например, за вредные условия труда или за ненормированный рабочий день. Можно также запланировать отпуска (или часть отпуска) , неиспользованные в предыдущие периоды.

Составленный проект графика отпусков подписывается кадровым работником и утверждается после этого руководителем.

Обязательно ознакомьте работников с утвержденным документом под роспись, чтобы исключить вероятность споров с работниками по поводу времени предоставления отпуска, поскольку исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников. Для ознакомления можно использовать как одну из граф формы графика отпусков, так и составленный отдельно лист ознакомления.

В заключение хочется напомнить, что график отпусков – это «рабочий документ», и после его утверждения вы обязаны в течение календарного года «от руки» вносить в него сведения о фактически предоставленных работникам отпусках, о переносах отпусков и пр.

Топчий Ирина Алексеевна, заместитель ген. директора ГК «Правовая защита»

Есть вопросы по охране труда или кадровому делопроизводству?
Наши специалисты будут рады помочь вам их решить!