Начали действовать правила хранения электронных документов

3d dossier popping out from a laptop screen

21 сентября 2015 года начали действовать разработанные Министерством культуры России, правила организации хранения документов. Правила используются для организации хранения документов в органах государственной власти и местного самоуправления, а также в организациях.

Новые правила определяют порядок хранения электронных документов. Так, обязательными условиями хранения электронных документов являются:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п.2.30 правил).

Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет надо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Есть вопросы по охране труда или кадровому делопроизводству?
Наши специалисты будут рады помочь вам их решить!