Обзор для кадровика за период с 06.04.2018г. по 12.04.2018г.

Изменения законодательства

Минтруд напомнил  как работаем и отдыхаем в связи с предстоящими праздниками

Сотрудников с «пятидневкой» ждут четыре дня отдыха с 29 апреля по 2 мая. Однако перед этим придется поработать в субботу — 28 апреля.

Такой расклад стал возможен благодаря переносу выходных:

— на 30 апреля  — с 28 февраля;

— на 2 мая — с 7 января.

На День Победы будет один день отдыха — среда, 9 мая.

28 апреля и 8 мая трудиться предстоит на час меньше, чем обычно.

 

Пересмотрен порядок и формы уведомления о приеме и увольнении иностранных граждан

Документ: Приказ МВД России от 10.01.2018 № 11 «О формах и порядке уведомления Министерства внутренних дел Российской Федерации или его территориального органа об осуществлении иностранными гражданами (лицами без гражданства) трудовой деятельности на территории Российской Федерации»

Вступает в силу: 20 апреля 2018 года

Приказом МВД утверждаются:

1.1. Форму ходатайства иностранного гражданина (лица без гражданства) о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста (приложение № 1).

1.2. Порядок заполнения ходатайства иностранного гражданина (лица без гражданства) о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста (приложение № 2).

1.3. Форму уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина (лица без гражданства) организацией, оказывающей услуги по трудоустройству иностранных граждан (лиц без гражданства) на территории Российской Федерации (приложение № 3).

1.4. Порядок представления организацией, оказывающей услуги по трудоустройству иностранных граждан (лиц без гражданства) на территории Российской Федерации, уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина (лица без гражданства) (приложение № 4).

1.5. Форму уведомления об исполнении работодателями и заказчиками работ (услуг) обязательств по выплате заработной платы (вознаграждения) иностранному гражданину (лицу без гражданства) — высококвалифицированному специалисту (приложение № 5).

1.6. Порядок представления работодателями и заказчиками работ (услуг) уведомлений об исполнении обязательств по выплате заработной платы (вознаграждения) иностранным гражданам (лицам без гражданства) — высококвалифицированным, специалистам (приложение № 6).

1.7. Форму уведомления о заключении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства), обучающимся в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию (приложение № 7).

1.8. Форму уведомления о расторжении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства), обучающимся в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию (приложение № 8).

1.9. Форму уведомления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более одного календарного месяца в течение года иностранному гражданину (лицу без гражданства), обучающемуся в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию (приложение № 9).

1.10. Порядок представления работодателями или заказчиками работ (услуг) уведомления о заключении и расторжении трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами (лицами без гражданства), обучающимися в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, а также о предоставлении им отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более одного календарного месяца в течение года (приложение № 10).

1.11. Форму уведомления о завершении или прекращении обучения иностранного гражданина (лица без гражданства), осуществляющего трудовую деятельность на территории Российской Федерации и обучавшегося (обучающегося) в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, или о предоставлении данному иностранному гражданину (лицу без гражданства) академического отпуска (приложение № 11).

1.12. Порядок представления уведомления профессиональной образовательной организацией или образовательной организацией высшего образования о завершении или прекращении обучения иностранного гражданина (лица без гражданства), осуществляющего трудовую деятельность на территории Российской Федерации и обучавшегося (обучающегося) в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, или о предоставлении данному иностранному гражданину (лицу без гражданства) академического отпуска (приложение № 12).

1.13. Форму уведомления о заключении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства) (приложение № 13).

1.14. Форму уведомления о прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства) (приложение № 14).

1.15. Порядок представления работодателями или заказчиками работ (услуг) уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами (лицами без гражданства) (приложение № 15).

 

Приложение  13-15 прилагаются к рассылке.

 

Готовьтесь вести кадровый документооборот  в электронном виде

Документ: Приказ Минтруда от 26.03.2018 № 194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»

Роструд предлагает оцифровать все кадровые документы«У работодателя должны быть оцифрованы практически все кадровые документы», – заявил глава Роструда Всеволод ВУКОЛОВ на Санкт-Петербургском международном форуме труда.

Роструд ставит перед собой задачу перейти на электронные кадровые проверки. Сейчас ведомство организует пилотный проект в содружестве со Сбербанком. Электронные проверки позволят получать аудиторское заключение о соблюдении трудового законодательства в кратчайшие сроки. Ведь документы будут передавать на проверку не в сканированном виде, а в электронном. Для этого нужно перевести все кадровое делопроизводство в электронный формат. «Однако на этом этапе есть много технологических вопросов, которые предстоит реализовать, чтобы система заработала», – сообщает Всеволод ВУКОЛОВ.

Пока нововведения испытают на крупных организациях. В перечень участников попали РЖД, «Яндекс», «Ростелеком», Газпромбанк, Автоваз, Росбанк, «Северсталь Менеджмент» и «Мечел». Эти организации будут оформлять трудовые договоры, отпуска и командировки в электронном виде до октября 2018 года. Главная задача эксперимента – узнать, смогут ли работодатели вести кадровые документы в «цифре».

Законопроекты

Роструд разработал еще 28 чек-листов для плановых проверок работодателей

Документ: Проект Приказа Роструда (общественные слушания завершатся 10 апреля 2018 г.)

Планируется увеличить количество списков контрольных вопросов до 135. Сейчас утверждено 107 чек-листов. Роструд уже использует их, чтобы  проверять работодателей из категории умеренного риска, а с июля будет проводить по чек-листам все плановые проверки.

Среди вынесенных на общественное обсуждение проверочных листов есть те, которые позволят понять, соблюдаются ли:

  • порядок оформления материальной ответственности;
  • порядок организации профобразования и обучения, дополнительного профобразования, повышения квалификации, заключения ученических договоров;
  • требования охраны труда при различных работах;
  • гарантии отдельных категорий работников, например педагогов, спортсменов и тренеров.

Работодатели вправе использовать чек-листы для самопроверок. Для этой цели им также может помочь сервис Роструда «Электронный инспектор».

 

Разъяснения официальных ведомств

Минтруд рассказал, как нумеровать трудовые договоры

Документ: Письмо Минтруда от 21.03.2018 № 14-2/В-191.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям. Поэтому работодатель сам решает, регистрировать документ или нет.

Текст письма:

Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел письма от 14 февраля 2018 г., от 16 февраля 2018 г., от 20 февраля 2018 г. по вопросам применения норм трудового законодательства и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в письмах от 14 февраля 2018 г., от 16 февраля 2018 г., от 20 февраля 2018 г., не является разъяснением и нормативным правовым актом.

  1. В соответствии с частью 1 статьи 256 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.

На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность) (часть 4 статьи 256 Кодекса).

На время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, сохраняется место работы, заключается срочный трудовой договор.

Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу (часть 3 статьи 79 Кодекса).

Статьей 57 Кодекса установлено содержание трудового договора, заключаемого работником и работодателем.

Обязательным для внесения в договор в числе других является условие о трудовой функции (работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретном виде поручаемой работы).

В соответствии со статьей 72 Кодекса изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных Кодексом.

Как следует из статьи 72.1 Кодекса, переводом на другую работу является постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на другую работу в другую местность вместе с работодателем.

При решении вопроса о переводе работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, и на место которого принят работник по срочному трудовому договору, следует учитывать, что при переводе основного работника на другую должность условие о срочном характере работ замещающего работника теряет свою силу. Иными словами, срочный трудовой договор может быть преобразован в бессрочный.

С нашей точки зрения, в случае, если с основным работником достигнуто соглашение о переводе, ему следует прервать отпуск по уходу за ребенком. При этом срочный трудовой договор с замещающим работником подлежит расторжению.

После оформления перевода основной работник вправе возобновить отпуск по уходу за ребенком, а с замещающим работником может быть заключен новый срочный трудовой договор.

Внесение изменений и дополнений в трудовой договор (в частности, изменение трудовой функции, условий оплаты труда, срока трудового договора) оформляется в письменном виде отдельным соглашением, которое подписывается обеими сторонами трудового договора и является его неотъемлемой частью. Как правило, в данном соглашении излагаются в новой редакции конкретные пункты, положения трудового договора, претерпевшие изменения.

  1. По общему правилу трудовой договор заключается на неопределенный срок.

Согласно статье 58 Кодекса срочные трудовые договоры заключаются в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

Перечень случаев, дающих основание для заключения с работниками срочных трудовых договоров, предусмотрен статьей 59 Кодекса.

В части 1 статьи 59 Кодекса установлены случаи, когда с работником в обязательном порядке должен быть заключен срочный трудовой договор. Часть 2 статьи 59 Кодекса содержит случаи, когда может быть заключен срочный трудовой договор по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.

Одним из оснований заключения срочного трудового договора в соответствии с частью 1 статьи 59 Кодекса является заключение трудового договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, сохраняется место работы.

Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу (часть 3 статьи 79 Кодекса).

Таким образом, для замещения временно отсутствующего работника работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с работником в соответствии с частью 1 статьи 59 Кодекса на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, сохраняется место работы. В трудовом договоре с принимаемым работником следует прописать, что трудовой договор заключается на время отсутствия основного работника (Ф.И.О.).

В соответствии с частью 1 статьи 68 Кодекса прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

В приказе о приеме на работу в графе «по» следует указать, например: «до выхода Ф.И.О. (основного работника) на работу».

  1. В соответствии со статьей 16 Кодекса трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Кодексом.

Статьей 57 регламентировано содержание трудового договора.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 Кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, предусматривали нумерацию трудовых договоров.

Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.

Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте 2018 г., присваивается номер 16/03.

Полезная статья

Как будут переходить на электронные трудовые книжки, по замыслу Минтруда

Вячеслав ФИЛИППОВ, юрист, главный редактор журнала «Кадровое дело»

Вместо записей в бумажной трудовой книжке работодателям придется ежемесячно направлять данные о сотрудниках в электронный реестр ПФР. Данные о заключенных трудовых договорах будет хранить Роструд. Также все компании обяжут предоставлять инспекторам ГИТ доступ к своим информационным системам для удаленных проверок. Таковы планы чиновников по поводу перевода трудовых отношений в «цифру». «Кадровое дело» выяснило, когда сбудутся мечты чиновников и как будут переводить работу на новые правила.

Вместо трудовой книжки – реестр ПФР

Идея перехода на цифровые технологии тесно связана с большой целью государства легализовать трудовые отношения в стране. По данным Госкомстата, почти 15 млн человек работают без оформления. Это 20 процентов от всего экономически активного населения страны. В то же время многие эксперты признают, что и без этой цели вести делопроизводство на бумаге является довольно архаичным способом и другие страны ушли далеко вперед в этом вопросе. Но что конкретно переводить в электронный вид, пока неясно.

На парламентских слушаниях в январе 2018 года зам. министра труда Любовь ЕЛЬЦОВА заявила, что в течение этого года ведомство проработает проект, касающийся учета данных о трудовой деятельности работника в электронном виде. При этом на данный момент чиновники не преследуют цель обязать работодателя вести такой документооборот, это будет их правом.

Что предполагает «цифровизация» трудовых отношений:

– переход на электронные трудовые книжки;
– введение электронного документооборота;
– электронный надзор.

В общем виде чиновники представляют электронную трудовую книжку как некую базу данных обо всей трудовой деятельности любого гражданина. Работодатель будет передавать данные о работе сотрудника в Пенсионный фонд в электронном виде, с помощью своих информационных систем. Предполагается, что любую бухгалтерскую или кадровую программу можно будет подключить к обмену информацией с ПФР. При этом подтверждать факт трудовых отношений необходимо будет раз в месяц. Какую конкретно информацию будут хранить в электронном виде, вопрос нерешенный. По одной из версий, которую рассматривает Минтруд, создадут полноценный аналог бумажной трудовой книжки. То есть работодатели будут передавать государству информацию не только о дате приема и увольнения, но и о переводах, награждениях и причинах расторжения договора.

Минтруд предлагает уже с 2020 года не заводить бумажные книжки для сотрудников, которые поступают на работу впервые. Однако в качестве компромисса предлагает вести бумажные книжки остальным сотрудникам до окончания их трудовой деятельности. Будет ли это правом сотрудника или его обязанностью, пока неясно. Также не решен вопрос – придется ли в этом случае хранить трудовую книжку работодателю или она будет дома у работника.

Работодательское сообщество в целом поддерживает идею перехода на электронные трудовые книжки. Однако некоторым компаниям компромисс чиновников оставить в ходу бумажные документы наряду с электронным аналогами кажется лишним. Так, Анна БЛАНКОВА, HR-директор Сбербанка, на тех же парламентских слушаниях заявила, что нужно остановиться на чем-то одном. Иначе возрастает нагрузка на работодателя и теряется весь смысл перехода на электронные документы.

Еще одна дилемма, связанная с отказом от бумажных книжек, в том, что неясно, как работодателю до заключения трудового договора понять, насколько реален стаж работника. Некоторые компании просят работника принести на собеседование трудовую или ее копию. При отказе от этого документа возможность узнать подробности о работе сотрудника будет только в информационной базе. Одним из вариантов решения предлагают следующий путь. У работника будет выбор: дать согласие работодателю на ознакомление со сведениями о трудовой деятельности на информационном ресурсе ПФР либо предъявить выписку о своем стаже из личного кабинета на сайте ПФР. Также он сможет предъявить заверенную копию приказа о прекращении трудового договора.

Эксперты также поддерживают идею перехода на электронные трудовые книжки, но настаивают на минимуме информации в них. Так, Дмитрий КУЗНЕЦОВ, профессор НИУ ВШЭ, директор Высшей школы юриспруденции, заявил, что никакой информации о награждениях сотрудников, а также основаниях увольнения и тому подобных сведений храниться у государства не должно. Более того слишком активное участие государства в этом вопросе приведет к обратному эффекту: вместо легализации отношений мы получим массовый уход в тень.

Электронный документооборот разрешат в упрощенной форме

В конце марта Минтруд подписал приказ о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Участвовать в нем будут восемь крупных работодателей. Продлится он до октября 2018 года. Цель проекта – понять, как перевести бумажные документы в «цифру» и во сколько это обойдется.

По результатам эксперимента Минтруд также хочет выяснить, какие есть проблемы и риски ведения документов в электронном виде. Кроме того, чиновники надеются получить от компаний предложения, как уменьшить количество обязательных бумаг, которые должен оформлять работодатель. На данный момент в рамках эксперимента будут тестировать следующие кадровые процедуры.

Оформление служебных командировок. Сейчас обязательным для командировки является только распоряжение или приказ работодателя (ст. 166 ТК). Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание не требуется с 2015 года (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Многие компании уже сейчас используют корпоративные электронные ресурсы, чтобы направлять сотрудников в командировки. Вероятнее всего, в рамках эксперимента решат, можно ли отказаться от бумажного приказа.

Отпуска. Компании протестируют возможность сбора от сотрудников их пожеланий об отпусках, ознакомление с графиком, а также электронные уведомления о времени начала отпуска. Знакомиться с приказом об отпуске работники также будут в электронном виде. Кроме того, с помощью электронного документооборота хотят упростить процесс переноса отпусков.

Ознакомление с локальными актами. Любого работника нужно до заключения трудового договора ознакомить с локальными актами, которые относятся к его работе (ст. 22 ТК). В рамках пилотного проекта компании протестируют возможность ознакомления посредством электронного взаимодействия. Как это будет происходить, пока не ясно. Отметим, что на законодательном уровне уже предусмотрена такая возможность в отношении норм выдачи смывающих средств. Так, с 12 июня 2018 года работодатели могут доводить до работников эти нормы в письменной или электронной форме, которая позволяет подтвердить, что работник с ними ознакомился (приказ Минтруда от 23.11.2017 № 805н). Однако никаких деталей, каким образом работодатель сможет данный факт подтвердить, нет. Возможно, в рамках пилотного проекта апробируют конкретные способы, которыми смогут пользоваться все работодатели.

Извещение о составных частях заработной платы. По закону работодатель должен сообщать работнику в письменной форме, сколько ему начислили, сколько удержали и сколько в итоге он получит (ч. 1 ст. 136 ТК). В прошлом году Минтруд разрешил компаниям уведомлять об этом работников с помощью электронной почты. Главное условие – предусмотреть такое правило в локальном акте организации (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Теперь этот порядок опробуют на себе работодатели – участники эксперимента.

Ведение учета рабочего времени. В рамках пилотного проекта опробуют возможность собирать информацию о рабочем времени, фактически отработанном каждым сотрудником. Скорее всего, речь идет об электронном табеле учета рабочего времени, что позволит упростить эту кадровую процедуру.

Привлечение к сверхурочной работе. Участник эксперимента компания «Мечел» рассчитывает протестировать и внедрить практику получать согласие работника на работу сверхурочно в электронном виде. Также с помощью электронных средств работник будет подтверждать, что он ознакомлен с правом отказаться от такой работы. Речь идет о таких категориях, как инвалиды и женщины с детьми до трех лет (ч. 5 ст. 99 ТК).

Какие компании примут участие в пилотном проекте:

– ОАО «РЖД»;
– АО «Газпромбанк»;
– ПАО «АВТОВАЗ»;
– ПАО «РОСБАНК»;
– ПАО «Ростелеком»;
– ПАО «Мечел»;
– АО «Северсталь Менеджмент»;
– ООО «Яндекс».

Но на сегодняшний день по закону во всех случаях работник должен ставить собственноручную подпись, которая подтвердит его согласие или ознакомление с документом. Исключение составляет дистанционный труд, где можно обмениваться электронными документами (ст. 312.2 ТК). Однако и там подобная практика не получила большого распространения по следующим причинам. Для электронного взаимодействия по закону нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Она стоит от 1000 до 3000 руб. Не все работники хотят ее оформлять за свой счет, а должен ли это обязательно делать работодатель, в законе не оговаривается. При этом, чтобы ее получить, работнику нужно лично прийти в аккредитованный удостоверяющий центр, которых всего 453 в стране. Кроме того, подпись придется обновлять в этом центре каждый год, а сам документ, который подписали такой подписью, имеет «срок годности» в три года. Все это сильно усложняет удаленное взаимодействие. Видимо поэтому наряду с электронной трудовой книжкой чиновники озвучили идею внедрить еще и электронные кадровые документы, подписывать и знакомиться с которыми будет проще, чем по действующей сейчас схеме.

По основной версии, которую отстаивает Роструд, квалифицированная электронная подпись будет только у работодателя. Работник будет подписывать документы простой электронной подписью с помощью сайта gosuslugi.ru. Простая электронная подпись – это сочетание комбинации логина и пароля (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Она подтвердит, что электронное сообщение или другое действие выполнило конкретное лицо. Единственное неудобство – чтобы ее получить, нужно прийти в многофункциональный центр (МФЦ), в отделение Почты России или некоторых банков. Но приобретать за деньги какие-то дорогостоящие ключи и обновлять их не придется. В дальнейшем, возможно, эту подпись будут оформлять целиком дистанционно.

Пока Роструд предлагает использовать эту схему для заключения электронного трудового договора. Для этого будут использовать портал «Работа в России», где появится соответствующий раздел. Для Роструда удобство в том, что трудовой договор будет храниться в реестре и к нему будет всегда доступ проверяющих. Кроме того, в идеале чиновники хотели бы использовать типовой трудовой договор, который можно всегда автоматически проверить по заданному алгоритму. Для этого, по мнению чиновников, есть все необходимые технологические инструменты. Что делать с остальными кадровыми документами, еще не решено.

Полезно знать

Электронная регистрация факта трудовых отношений не является уникальным явлением. Так, в трудовом кодексе Республики Азербайджан уже четвертый год действует правило, что работодатель обязан зарегистрировать трудовой договор с каждым работником в государственной электронной системе. Исключение сделано для госслужащих. Если этого не сделать, то договор не будет иметь юридической силы, как и любые изменения в него. Обратно работодатель получит уведомление о регистрации того или иного юридического факта.

Работодатели идею полной прозрачности основного трудового документа пока воспринимают с опасением. Как заметила Анна БЛАНКОВА из Сбербанка, работодателям нужно предоставить возможность вести трудовые договоры в электронном виде на своих платформах. С ней согласна Наталья ТРУБКИНА, директор по персоналу ПАО «Мечел» и заместитель председателя Комитета по рынку труда и социальному партнерству РСПП. На прошедших парламентских слушаниях она сообщила, что РСПП не поддерживает создание единой государственной информационной системы трудовых договоров ввиду особенностей компенсационных пакетов, кадровых процедур, конфиденциальности и безопасности информации.

То, что работодатели так просто не пойдут на передачу всех данных о трудовых договорах государству, понимают и в Роструде. Также не все согласятся использовать типовую форму. Поэтому пока Роструд предлагает заключать такой договор с помощью интерактивной платформы для ограниченного числа случаев. Прежде всего, по мнению чиновников, это будет востребованно для вахтовиков и сезонных работников, так как позволит исключить случаи, когда работников обманывают, обещают на словах одни условия, а по приезде к месту работы в итоге они оказываются другими. Возможность удаленно ознакомиться с текстом договора позволила бы этого избежать.

Как будут взаимодействовать работодатели и государство

Инспектор будет проводить проверки дистанционно

Идея электронного документооборота логично вписывается в концепцию реформы контрольно-надзорной деятельности, которую сейчас проводит государство. Одна из задач этой реформы заключается в использовании технологий автоматического сбора и анализа данных о проверяемых объектах. Применительно к проверкам ГИТ это значит, что документы в электронном виде упростят работу инспектора, а формализованный перечень причин для наказаний позволит собирать единую статистику нарушений, которые допускают работодатели.

Уже сейчас Роструд запустил автоматизированную систему управления контрольно-надзорной деятельностью (АСУ КНД). Среди прочего она не позволяет принять инспектору необоснованное решение. Так, например, инспектор не сможет назначить штраф больше, чем полагается за данное нарушение – усредненные данные обо всех возможных наказаниях будут храниться в этой системе. Если инспектор необоснованно назначил штраф, система на это среагирует и оповестит руководство. В перспективе инспектора вообще исключат из круга лиц, которые будут назначать штрафы, выписывать предписания и другие процессуальные документы. Его задачей будет провести проверку, заполнить проверочный лист и занести данные в систему. АСУ КНД сформирует акт проверки и последующие документы (предписание, протокол, постановление).

Всю информацию о проведенной проверке работодатель сможет посмотреть в своем личном кабинете на портале госуслуг. Но у этого кабинета будет и другая цель. Через него работодатель будет предоставлять доступ инспектору к основным кадровым документам для удаленной проверки. Ведомство рассчитывает внедрить инструменты, которые позволят в таком формате проверять реальные документы. В случае прохождения такой проверки без нарушений компания может обойтись без реального визита инспектора и даже снизить уровень риска.

Роструд апробировал механизм дистанционной проверки в пилотном формате на Сбербанке. Однако по сути это была не полноценная проверка, а некий аудит сканов кадровых документов, причем для этого пришлось заручиться согласием работников на передачу их персональных данных ведомству. Главный вывод из пилотного проекта – нужны полноценные электронные аналоги документов, которые можно будет проверять в автоматическом режиме. Чиновники обозначили перечень из 118 кадровых документов, но о чем конкретно идет речь, пока неясно. Очевидно, что те документы, для которых ранее разрабатывали унифицированные формы, первые претенденты на оцифровку. Кроме того, как было сказано ранее, в идеале чиновники хотят обязать хранить некоторые документы в электронном виде на государственной платформе. Речь идет о трудовом договоре и, возможно, приказах о приеме, увольнении, табелях учета рабочего времени. Нюансы этих задумок будут понятны, когда Минтруд представит свой проект закона о «цифровизации» трудовых отношений. Первые данные о конкретных планах ведомства будут известны уже в этом году. Сам же законопроект в Госдуму планируют внести в феврале 2019 года.

Важные выводы

  1. Государство всерьез взялось за «цифровизацию» трудовых отношений. По расчетам Минтруда, электронная трудовая книжка появится уже в 2020 году.
  2. Кадровые документы разрешат оформлять и подписывать в электронной форме. Возможно, хранить трудовой договор и другие документы придется на защищенном портале Роструда.

3. Проверки будут проходить в электронном виде. Инспектор сможет получать документы от работодателя с помощью его личного кабинета на портале госуслуг. Но как именно это будет происходить, пока неясно.

Есть вопросы по охране труда или кадровому делопроизводству?
Наши специалисты будут рады помочь вам их решить!