Обзор для кадровика за период с 09.02.2018г. по 15.02.2018г.

Изменения законодательства

Стало известно, как будут проверять работодателей в сфере миграции

Документ: Постановление Правительства от 27.12.2017 № 1668 «О внесении изменений в Положение об осуществлении федерального государственного контроля (надзора) в сфере миграции»

Вступил в силу: 05.01.2018г.

Компании, которые привлекают к труду иностранцев и лиц без гражданства, выступают принимающей или приглашающей стороной, распределят по категориям риска. От того, какую категорию присвоили организации, будет зависеть периодичность плановых проверок:
– при чрезвычайно высоком риске – один раз в год;
– высоком – один раз в два года;
– значительном – один раз в три года;
– умеренном – не чаще одного раза в пять лет;
– низком – не чаще одного раза в 10 лет.

Для того чтобы узнать категорию риска, работодатель должен обратиться в территориальный орган МВД. На сайте также разместят информацию о тех компаниях, которые попали в одну из групп самого высокого риска. Контролеры будут проводить проверку по списку вопросов. При этом проверочные листы пока не утвердили.

Законопроекты

МРОТ будет равен величине прожиточного минимума с 1 мая 2018 года

Документ: законопроект № 374313-7.

Госдума одобрила в первом чтении законопроект Минтруда о приравнивании МРОТ к прожиточному минимуму с 1 мая 2018 года. Ранее МРОТ хотели повысить только с 1 января 2019 года. Инициатива повысить выплату досрочно принадлежит Президенту. Таким образом, уже с 1 мая этого года МРОТ будет равен 11 163 руб. В итоге минимальный размер оплаты труда вырастет на 1674 руб.

 

Судебная практика

Штраф за парковку оплачивает сотрудник

Источник: Постановление Верховного суда от 20.12.2017 № 57-АД17-14

Оплатить парковку служебного автомобиля должен водитель организации. Если он забудет это сделать, то штраф назначат ему, а не организации.

История дела. Водитель компании не оплатил парковку. Штраф за нарушение пришел на имя организации, так как автомобиль числится за ней. Работодатель пытался обжаловать наказание. Его главный довод – автомобиль закрепили за сотрудником. Подтверждающий документ – приказ о закреплении авто. Это значит, что штрафовать надо было сотрудника. Организация невиновна.

Районный и областной суды отклонили эти доводы и оставили жалобу без удовлетворения. Однако Верховный суд вынес иное решение. Собственника транспорта нельзя привлечь к административной ответственности, если в момент нарушения автомобиль использовало другое лицо.

Экономических показателей не достигли, поэтому индексацию не провели

Источник: Обзор судебной практики ВС № 4 (2017) (утв. Президиумом ВС 15.11.2017)

Индексация — не единственный способ, которым работодатели могут повышать зарплату работников. Аналогичного результата добиваются, когда увеличивают оклады или премируют работников.

После увольнения из банка работница потребовала выплатить задолженность по зарплате. Она возникла, поскольку компания не проводила индексацию, которая была предусмотрена в Положении об оплате труда (далее — Положение).

Первая инстанция указала на пропуск искового срока. Каждый раз, когда сотрудница получала зарплату без индексации, она знала о нарушении своих прав. Но в суд обратилась только после увольнения.

Апелляция отменила решение. Срок не пропущен, поскольку отсутствие индексации — длящееся нарушение. Выплатить сотруднице все суммы нужно было при увольнении.

Также апелляция признала незаконным условие Положения о том, что банк не проводит индексацию, если не достигнет экономических показателей. Недостаток денежных средств не освобождает компанию от обязанностей.

ВС встал на сторону банка. Невыплата зарплаты образует длящееся нарушение, если начислить деньги, но не выплатить их. Банк не начислял зарплату с учетом индексации.

Суд разъяснил, что по смыслу ст. 134 ТК индексация — не единственный вариант поддерживать покупательную способность зарплаты.

Еще один способ — периодически увеличивать оклады, выплачивать премии.

Коммерческие организации самостоятельно определяют порядок индексации в локальных актах. ТК не предусматривает никаких требований к механизму индексации. В Положении банк определил все условия:

— периодичность (ежегодно);

— основание проведения (приказ);

— размер (на усмотрение президента банка);

— способ ознакомления с приказом (рассылка по внутренней электронной почте).

Апелляция не учла Положение и приказ президента банка. В нем указано, что банк проиндексирует зарплату путем увеличения окладов на 8 процентов, если достигнет экономических показателей. Показателей не достигли, поэтому индексацию не провели. Уровень зарплат повышали другими способами. Дело направили на новое рассмотрение.

Работодатель не может обойтись общими фразами в приказе о привлечении сотрудника к ответственности

Источник: Апелляционное определение Московского городского суда от 24.11.2017 по делу N 33-40207/2017

Суд признал выговор незаконным, так как в приказе не указано, какой именно проступок совершил работник.

Работодатель описал нарушение общими фразами. Из-за этого факт дисциплинарного проступка был признан недоказанным.

Ранее подобная практика уже встречалась.

Вопрос-ответ

Расторгать договор или увольнять работника

До сих пор существует две точки зрения, что писать в трудовой книжке работника, с которым вы расстаетесь. Одни кадровики считают, что нужно следовать пункту 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, далее – Инструкция) и писать, что работник уволен. Довод этот подкрепляют еще и тем, что в части 4 статьи 66 Трудового кодекса и в пункте 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее – Правила) указано, что в трудовую книжку нужно вносить запись об увольнении. Требование же Трудового кодекса о том, что нужно точно сослаться на основание прекращения трудового договора, относится не к записи целиком, а только к формулировке той статьи, по которой с работником расстаются. Другой аргумент в пользу того, что нужно писать «уволен», заключается в том, что ТК РФ предписывает применять правила Инструкции. В части 2 статьи 66 Трудового кодекса указано, что порядок ведения определяет уполномоченный Правительством федеральный орган исполнительной власти, то есть Минтруд.

Другие кадровики, наоборот, считают, что нужно писать «трудовой договор расторгнут». Объясняют они это тем, что Инструкция в настоящий момент противоречит кодексу, так как принимали ее в 2003 году, а в 2006 году внесли поправки в статью 84.1, где указали, что запись в трудовую книжку вносят точно так же, как записано в Трудовом кодексе. В статье 77 Трудового кодекса указано о расторжении трудового договора по инициативе работника. Значит, именно эту формулировку нужно писать в трудовой, чтобы она соответствовала закону (ч. 5 ст. 84.1 ТК). Однако заметим, что правило о точном соответствии с формулировками Трудового кодекса содержалось и до изменений 2006 года, только находилось в статье 66. Разница только в том, что теперь нужно ссылаться на основания прекращения договора и на часть статьи, до 2006 года такого требования не было.

Оба способа укоренились в кадровой практике и существуют параллельно. Поэтому  можно выбрать любой вариант записи. При этом, какой бы точки зрения вы не придерживались, риска получить претензию ГИТ и иск от работника из-за неверной формулировки нет. Все государственные органы, в том числе ФСС и ПФР, признают правомерными оба варианта.

 

Полезная статья

Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками

Ошибка 1. На книге учета трудовых книжек нет пломбы или сургучной печати

Трудовые книжки нужно регистрировать в специальной книге. Как она должна выглядеть, определило Правительство Правила, утв. постановлением от 16.04.2003 № 225, далее — Правила. Завести тетрадь для записей или вести учет трудовых книжек в электронном виде недостаточно.

Как правильно. Пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте книгу подписью и скрепите сургучной печатью, п. 41 Правил.

Если у вас нет сургучной печати, опломбируйте книгу учета трудовых книжек. Как это сделать, чиновники не разъясняют.

Советуем использовать пломбировочные устройства, которые отвечают требованиям ГОСТ 31282–2004. Например, контрольными индикаторными пломбами. Это одноразовые пломбы-наклейки, при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто».

Чтобы опломбировать книгу учета, выведите концы нити, которой вы прошили книгу, на заднюю обложку. Затем на место прошивки наложите пломбу и оформите заверительную надпись.

В заверительной надписи укажите, сколько листов прошили, пронумеровали и опломбировали. Затем поставьте подпись, печать, если она есть в организации, и дату.

Кроме того, вы можете купить уже прошитую, пронумерованную и опломбированную книгу учета трудовых книжек. Стоит она в среднем 300 рублей.

Как нельзя делать. Нельзя опломбировать книгу учета мастичной печатью или простым квадратом бумаги. Мастичная печать не скрепляет прошитую книгу, а лишь наносит на бумагу оттиск печати.

Бумажная наклейка формально скрепляет прошитые листы, однако не защищает документ от вскрытия.

Не скрепите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сургучной печатью или пломбой — не сможете доказать достоверность ее содержания. Инспектор обратит внимание на это нарушение и оштрафует компанию.

Судебное решение. Решение Московского городского суда от 18.08.2017 № 7–9931/2017

Во время плановой проверки инспектор обнаружил, что компания хранила личные дела сотрудников в обычных шкафах, не завела приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек, а также не скрепила сургучной печатью и не опломбировала книгу учета трудовых книжек.

За нарушения компанию оштрафовали на 30 000 руб., с чем она не согласилась и обжаловала штраф в суд. Суд признал, что инспектор прав, и штраф не отменил.

Ошибка 2. Кадровик заверил книгу учета трудовых книжек своей подписью

После того как прошили, пронумеровали и скрепили книгу учета сургучной печатью или пломбой, ее нужно заверить подписью должностного лица, п. 41 Правил.

Как правильно. Книгу учета трудовых книжек должен заверять подписью только руководитель компании. Этого требуют Правила. Если заверили книгу не той подписью, заново сшивать ее и пломбировать не стоит. Составьте в произвольной форме акт, что обнаружили нарушение, или докладную записку директору. После этого пусть руководитель организации заверит книгу учета под ошибочной заверительной надписью.

Как нельзя делать. Кадровик или иной уполномоченный работник не вправе заверять своей подписью книгу учета трудовых книжек. Инспектор не пройдет мимо этого нарушения, и оштрафует директора или компанию.

Судебное решение. Решение Ефремовского районного суда Тульской области от 25.05.2017 №  12–27/2017

Инспектор ГИТ проверил ООО «Афиша» и обнаружил, что:

  • директор не заверил подписью книгу учета движения трудовых книжек;
  • в организации нет приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки;
  • в трудовой книжке одного из работников нет штампа о вкладыше, а у другого запись о приеме на работе внесли в раздел о награждении и др.

За нарушения трудинспекция оштрафовала директора, который со штрафом не согласился и обратился в суд. Суд истцу отказал. Факт нарушения трудового законодательства ГИТ подтвердила материалами проверки.

Ошибка 3. Трудовые книжки лежат в шкафу

Чтобы обеспечить сохранность трудовых книжек и ограничить к ним доступ третьих лиц, хранить их нужно как документы строгой отчетности, то есть с применением усиленных мер защиты.

Работодатель несет ответственность за хранение трудовых книжек работников п. 45 Правил

Как правильно. Храните трудовые книжки в сейфах, несгораемых шкафах или специальных помещениях, которые обеспечат их сохранность п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105

Как нельзя делать. Нельзя хранить трудовые книжки в обычном шкафу, тумбочке или ином доступном для третьих лиц месте, которое не защитит документы от порчи или утраты.

Если инспектор обнаружит, что книжки лежат где-то помимо несгораемого сейфа, то оштрафует. Избежать штрафа удастся, только если ГИТ ранее не привлекала компанию к ответственности.

Судебное решение. Решение Первомайского районного суда г. Ижевска от 18.07.2016 № 12–290/2016

За нарушения в работе с трудовыми книжками ГИТ оштрафовала компанию на 35 000 руб. В компании не было сейфа или несгораемого шкафа для хранения трудовых книжек, необходимого количества чистых бланков, не вели приходно-расходную книгу по учету бланков и т. д. Компания с решением инспекции не согласилась и обжаловала штраф. Суд изменил наказание на предупреждение, так как ГИТ впервые привлекла компанию к ответственности.

Ошибка 4. В компании нет чистых бланков трудовых книжек

В организации постоянно должно быть необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее,  п. 44 Правил. Иначе вы рискуете несвоевременно оформить новичку трудовую книжку или внести запись в новый вкладыш.

Как правильно. Определите минимальный лимит пустых бланков, при котором нужно закупать новые. Необходимый минимум установите с учетом штатной численности, текучести кадров, количества принимаемой молодежи, скорости поставки бланков и специфики деятельности организации, например, количества филиалов или представительств.

Получившееся число рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте, например, специальной инструкции или положении о работе с трудовыми книжками.

Трудовые книжки закупает и хранит бухгалтерия. Однако претензии в связи с их отсутствием предъявят кадровику, так как за работу с книжками отвечает он. Поэтому хотя бы раз в месяц уточняйте в бухгалтерии, есть ли запас бланков.

Как нельзя делать. Нельзя, чтобы в организации не было хотя бы одного чистого бланка трудовой книжки и вкладыша в нее.

Судебное решение. Решение Фрунзенского районного суда г. Саратова от 28.03.2016 № 12–57/2016

ГИТ оштрафовала компанию на 40 000 руб. за то, что:

  • у нее не было чистых бланков трудовой книжки;
  • она не вела приходно-расходную книгу по учету бланков;
  • не прошила, не пронумеровала, не заверила подписью директора и не скрепила сургучной печатью или пломбой книгу учета движения трудовых книжек.

Компания не согласилась с размером штрафа и в суде попросила снизить его до 30 000 рублей. Суд размер штрафа не снизил. Истец не привел аргументы, на основании которых суд мог бы изменить постановление трудинспекции.

Ошибка 5. Бланки трудовой книжки купили в магазине канцтоваров

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее — защищенная полиграфическая продукция. Изготавливать книжки и вкладыши может только Объединение «Гознак» Минфина России, а продавать — уполномоченные распространители, п. 2, 3 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н.

Как правильно. Чтобы получить бланки, направьте по адресу одного из официальных распространителей письмо-заявку на фирменном бланке организации либо направьте запрос факсом или по электронной почте.

После того как договоритесь о стоимости заказа и сроке изготовления, заключите с поставщиком договор или получите бланки без него на основании письма-заявки и счета на оплату.

Как нельзя делать. Покупать бланки в киосках печати и магазинах канцелярских товаров нельзя. Кроме того, не стоит оформлять трудовые книжки на бланках, которые принесли работники, и уж тем более просить их самим купить трудовую.

Если инспектор обнаружит, что вы купили бланки не у официальных распространителей, оштрафует компанию за нарушение трудового законодательства, определение Верховного суда от 06.09.2007 № КАС07-416.

Ошибка 6. Записи о работе сделали в разделе о награждениях

В раздел «Сведения о работе» вносите записи о приеме на работу, переводах, изменении квалификации и увольнении сотрудника, а в раздел «Сведения о награждении» — о его государственных наградах, почетных званиях, грамотах и иных поощрениях.

Как правильно. Если сделали запись не в том разделе книжки, признайте запись недействительной и внесите правильную в нужный раздел текущей датой под следующим порядковым номером, п. 30 Правил.

Если раздел закончился, вшейте вкладыш. Оформите его титульный лист, а на обложке книжки поставьте штамп «выдан вкладыш», укажите его серию и номер, пп. 38, 39 Правил.

Во вкладыше сделайте запись о работе по общим правилам. Учтите, что нумерация во вкладыше продолжает нумерацию записей в соответствующем разделе.

Как нельзя делать. Нельзя делать записи о работе в разделе о награждении.

Судебное решение. Если внесли запись не в тот раздел трудовой книжки, исправляйте ошибку или платите штраф

Среди прочих нарушений инспектор ГИТ обнаружил, что кадровик внесла запись о переводе сотрудницы в раздел трудовой книжки «Сведения о награждении». За нарушения трудинспекция оштрафовала компанию на 30 000 руб.

В суде компания просила заменить штраф предупреждением, так как раньше ГИТ не привлекала ее к административной ответственности. Суд оставил постановление инспекции без изменения. Решение Индустриального районного суда г. Ижевска от 11.05.2017 № 12–227/201

Ошибка 7. Выдали работнику трудовую книжку под честное слово

Работнику нельзя отказывать, если он просит выдать трудовую книжку, чтобы подтвердить страховой стаж в Пенсионном фонде, п. 11 Правил, утв. постановлением Правительства от 02.10.2014 № 1015

Как выдать трудовую книжку для назначения пенсии, чиновники не разъяснили. Правительство определило, как выдать трудовую книжку бывшему работнику, пп. 35–37 Правил.

Как правильно. Выдавайте трудовую книжку на руки только после того, как получите от сотрудника письменное заявление. Когда будете выдавать книжку, зарегистрируйте это в книге учета трудовых книжек или иной регистрационной книге.

Зафиксировать, что временно выдали трудовую книжку, можно двумя способами.

Первый — внести регистрационную запись в книгу учета движения трудовых книжек. В форме книги учета нет графы для отметки о временной выдаче трудовой. Поэтому работник может проставить дату и написать, зачем берет книжку, в графе 12, а подпись — в графе 13.

После того как сотрудник вернет трудовую книжку, заново зарегистрируйте, что приняли ее на хранение.

Однако этот вариант не лучший, поскольку по правилам в книге учета вы регистрируете прием и выдачу трудовой книжки при найме и увольнении.

Чтобы избежать путаницы в книге учета и оперативно показать инспектору, где находится трудовая книжка, рекомендуем использовать второй способ — отмечать подобные случаи в специальной книге. Например, завести регистрационную форму выдачи трудовых книжек в целях соцстрахования и фиксировать в ней причины, даты выдачи и возвращения книжки работником.

Как нельзя делать. Нельзя выдавать трудовую книжку под честное слово. Если инспектор обнаружит, что трудовой нет, а вы не сможете документами доказать, что ее забрал работник, ГИТ оштрафует компанию.

Судебное решение. Решение Ленинского районного суда г. Махачкалы от 10.10.2016 № 12–380/2016

ГИТ оштрафовала компанию за утерю трудовой книжки на 30 000 руб. Инспектор утверждал, что компания представила письменное заявление работника с просьбой выдать трудовую книжку, но не подтвердила факт выдачи другими документами, например, подписью работника в книге учета трудовых книжек.

Компания со штрафом не согласилась и обжаловала его в суд. Представила письменное заявление сотрудника и акт приема-передачи трудовой книжки с его подписью.  Суд отменил штраф.

Есть вопросы по охране труда или кадровому делопроизводству?
Наши специалисты будут рады помочь вам их решить!