Изменения законодательства
Больничный по уходу за детьми и пособие за постановку на учет на раннем сроке: поправки опубликованы
Документы: Федеральный закон от 26.05.2021 № 151-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и Информация ФСС РФ от 31.05.2021
Вступил в силу: 26 мая 2021 года (за исключением отдельных положений)
С 1 сентября при расчете пособия в случае, когда больничный взяли для ухода за ребенком, большое значение будет иметь возраст:
- 8 лет и больше — порядок оплаты остается прежним. В этом случае важны стаж застрахованного лица, срок больничного и то, как лечат ребенка: амбулаторно или в стационаре;
- до 8 лет — уход оплатят полностью, т.е. перечислят 100% среднего заработка. Ни стаж, ни вариант лечения, ни его длительность не имеют значения. При этом размер пособия не должен превышать максимального значения.
Кроме того, с 1 июля ПФР назначает ежемесячное пособие беременным, вставшим на учет на раннем сроке. Его смогут получить семьи с низким доходом. Эта выплата заменит единовременное пособие, которое сейчас перечисляет ФСС.
ФСС разъяснил, что пенсионный фонд выплачивает новое пособие в том числе работающим женщинам. А старое пособие ФСС выплатит, если отпуск по беременности и родам начнется до 1 июля этого года.
Напомним, о том, что больничный по уходу за ребенком нужно оплачивать полностью вне зависимости от стажа, а также о новой выплате для беременных заявил Президент в послании Федеральному Собранию.
ПФР обновил форму СЗВ-М
Документ: Постановление Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)» и Порядка заполнения формы указанных сведений»
Постановление с новой формой и порядком ее заполнения действует с 30 мая. Саму СЗВ-М по сравнению с предыдущей по сути не изменили, только внесли технические правки.
Что касается порядка заполнения, в него перенесли правила отражения отчетного периода и кода типа формы. Можно выделить еще такие нюансы:
- в поле "Полное или сокращенное наименование" указывают название организации по учредительным документам;
- в графе "Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица" сведения нельзя сокращать или заменять инициалами;
- в графе "№ п/п" нумерация должна быть сквозной.
Продлили сроки сдачи ряда статформ
Документ: Приказ Росстата от 24.05.2021 № 276 «О внесении изменений в некоторые формы федерального статистического наблюдения в части изменения сроков их предоставления"
Росстат поясняет: с 1 июня организации могут сдавать форму N П-1 не позднее 10-го рабочего дня после отчетного периода.
Аналогично перенесли сроки для отчетов:
- № ПМ-пром;
- № ПМ-торг;
- № 1-ИП (мес);
- приложение № 2 к форме № П-1.
Статформу № 2-ТР (труб) срочная можно сдавать не на 5-ый, а не позднее 10-го дня после отчетного периода.
По мнению ведомства, продление поможет организациям и ИП представлять данные без корректировок.
Кроме того, возможность уточнять информацию в отчете за следующий месяц сохранится до конца года.
Законопроекты
Минтруд предложил порядок возмещения расходов на оплату допвыходных для ухода за детьми-инвалидами
Источник: Проект Постановления Правительства РФ
Так, по сравнению с действующим порядком планируют добавить:
- сроки для отказа в возмещении расходов. Фонд должен вынести мотивированное решение об отказе в течение 10 календарных дней со дня получения заявления о возмещении. Затем в течение 5 рабочих дней передать его организации лично, заказным письмом или через ТКС;
- основания для отказа. В возмещении откажут, если расходы произвели с нарушением законодательства, не подтвердили документами или документы оформили неверно.
Сейчас проект на общественном обсуждении. Планируют, что новые правила заработают с 2022 года.
Отметим, документ разработали, так как со следующего года вступает в силу новая редакция нормы о финансовом обеспечении расходов на оплату допвыходных. В ней укажут, что расходы возмещают страхователю в порядке, утвержденном правительством РФ.
Отцам предоставят дополнительные оплачиваемые отпуска
Планируется ввести дополнительный оплачиваемый отпуск для работников-мужчин, у которых родился ребенок.
Сейчас мужчина, у которого родился ребенок, имеет право на пятидневный отпуск за свой счет (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК). Для этого ему достаточно подать работодателю заявление.
По закону работодатель обязан предоставить работнику отпуск в связи с рождением ребенка, а вот оплачивать — нет. Предложение законодателей — сделать такой отпуск оплачиваемым.
Разъяснения официальных ведомств
Появились временные форматы книг покупок и продаж
Источник: Письмо ФНС России от 05.05.2021 N ЕА-4-15/6251@
ФНС направила временные форматы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж и дополнительных листов к ним. Такие форматы нужны для новых форм документов для расчетов НДС, которые используют с 1 июля. Напомним, формы скорректировали из-за того, что система прослеживаемости товаров перестает быть экспериментом. Временные форматы применяют до опубликования официальных.
ФНС допускает использование сканов первичных документов в бухучете
Источник: Письмо ФНС России от 26.02.2021 № СД-4-3/2476
Налоговики разъяснили: отсканированную первичку можно использовать в исключительных случаях. При этом документ должен соответствовать всем требованиям бухучета.
Ведомство указало на письма Минфина с такой же позицией. Какие случаи считать исключительными, ФНС не уточнила. Речь скорее всего о ситуациях, когда передать бумажный экземпляр сложно по независящим от контрагента причинам.
ФНС пояснила, включать ли доначисленный НДФЛ в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
Источник: Письмо ФНС от 23.04.2021 № БС-4-11/5630
Доначисленный НДФЛ не нужно отражать в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Суммы НДФЛ, которые взыскали с компании, не считаются доходами физлица. Их не нужно отражать в справке 2-НДФЛ и в расчете 6-НДФЛ. ИФНС вправе взыскать с компании НДФЛ, который она не удержала или не полностью удержала с доходов физлиц (п. 9 ст. 226 НК). Это правило применяется к доходам, которые выплачены начиная с 1 января 2020 года.
Стало ясно, как перечислить зарплату с заблокированного счета
Источник: Письмо Минфина от 05.04.2021 № 03-02-11/2480
Есть два условия для перечисления зарплаты с заблокированного счета. Банк исполнит поручение на выплату зарплаты с заблокированного счета при одновременном выполнении двух условий.
Условие 1. Банк не получил от ИФНС поручение списать налоговую задолженность со счета в бюджет или получил позже зарплатной платежки. Оба платежа исполняются в третью очередь. В рамках одной очереди банк списывает деньги в порядке календарной очередности поступления документов (п. 2 ст. 855 ГК).
Условие 2. Платежи действительно относятся к расходам на оплату труда.
Судебная практика
Ошибки в больничном: суд не взыскал с работодателя выплаченное ФСС пособие
Источник: Постановление АС Западно-Сибирского округа от 13.05.2021 по делу № А45-23320/2020
Фонд потребовал от работодателя возместить пособие: контролеры посчитали, что больничный испортили. А значит, это не страховой случай.
Суд не согласился с фондом. Он указал, что недостатки в больничном — ошибка медорганизации, а не страхователя. Кроме того, они незначительные: затекли чернила. Создавалось впечатление, что написали не ту цифру. При этом по датам в больничном можно установить период освобождения от работы. Фонд не доказал, что страхового случая не было.
Суд напомнил: водитель не отвечает за груз по договору о полной индивидуальной матответственности
Источник: Определение 4-го КСОЮ от 11.02.2021 по делу № 2-99/2020
При перевозке фруктов водитель нарушил температурный режим, и груз испортился. За него организация рассчиталась с собственником. Затем обратилась в суд, чтобы сотрудник возместил расходы.
Первая инстанция требование удовлетворила. С работником заключили договор о полной индивидуальной матответственности, он был обязан сохранять груз.
Апелляция уменьшила сумму взыскания, так как организация не доказала стоимость перевозимого товара.
Кассация с решением не согласилась. Она напомнила, что должность водителя не входит в спецперечень. Договор о полной индивидуальной матответственности в таком случае заключать нельзя. Дело направлено на новое рассмотрение. Отметим, в подобных ситуациях суды часто допускают ошибки, хотя на них уже указывал ВС РФ.
Директор сам повысил себе зарплату: суд признал повышение незаконным
Документ: Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.03.2021 № Ф06-56220/2019 по делу № А12-10674/2019
Зарплату директору может повысить только общее собрание участников ООО.Директор повысил себе зарплату и назначил премии. Он заключил допсоглашение к трудовому договору, завизировал его подписью как директор и как работник. Утвердил новое штатное расписание. С общим собранием участников компании свои решения и действия не согласовал.
После увольнения директора компания обратилась в суд с иском о взыскании причиненного убытка. Суд согласился, что деньги, которые бывший директор получил без согласия участников компании, можно считать убытком в виде реального ущерба.
По закону только общее собрание участников общества вправе утвердить (п. 4 ч. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):
- кандидатуру директора;
- условия договора с ним;
- размер зарплаты и поощрительно-премиальных выплат.
Вопрос-ответ
У нас семейная компания. Всего четыре штатные единицы — директор, главбух, два менеджера. У всех одинаковые должностные оклады. В прошлом году мы брали «коронавирусную» субсидию, в этом — налоговики пришли ее проверять, увидели нашу «штатку», придрались к одинаковым окладам. Насколько они правы? Что им возразить?
Налоговики правы. Одинаковые оклады на всех должностях нарушают статью 132 ТК. Получается, что в вашей компании зарплата работников не зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. Возразить им нечего. За нарушение ТК налоговики вас не накажут. Они лишь могут сообщить в трудовую инспекцию. Но есть другая опасность.
Налоговики могут заподозрить, что директор и главбух имеют другие источники дохода, с которых не платят НДФЛ и взносы. Вот это действительно серьезная угроза благополучию фирмы. Чтобы доказать факт получения серых зарплат, налоговая инспекция вправе назначить выездную проверку, организовать опрос работников и т. д.
Полезная статья: позиции и мнения экспертов (не является нормативным документов)
Компенсация за компьютер и интернет удаленному работнику: оформление, расчет, НДФЛ и взносы
Дистанционный сотрудник использует в рабочем процессе интернет, компьютер, бумагу и т. д. По правилам, вступившим в силу с 1 января, ему положена компенсация. Мы выяснили у чиновников, в каких случаях компенсация не облагается НДФЛ и взносами, какие формулировки о компенсации использовать в допсоглашении к трудовому договору, что будет, если компенсацию не платить.
Какие компенсации платить удаленным работникам
Закон обязывает обеспечить дистанционного работника оборудованием и программами или заплатить ему компенсацию, а также компенсировать иные расходы (ст. 312.6 и 312.9 ТК). Точного списка компенсируемых расходов нет. В таблице ниже мы показали статьи расходов, которые чаще всего приходится компенсировать работникам на удаленке.
Таблица. Компенсация возможных расходов дистанционного работника
Чтобы разобраться с расходами, работодатель вправе:
- установить единый список компенсируемых расходов ваших удаленных работников в локальном нормативном акте, а в допсоглашении к трудовому договору дать на него ссылку;
- определить список конкретных расходов, компенсируемых конкретному работнику в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию
Компенсация расходов дистанционных работников за использование принадлежащих им оборудования и компьютерных программ не облагается НДФЛ и обязательными страховыми взносами, если исполняются условия из схемы ниже (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК).
Схема. НДФЛ и взносы с компенсации расходов удаленного работника
Как рассчитать экономически обоснованную компенсацию
Размер компенсации расходов должен соответствовать затратам работника по использованию личного оборудования в рабочем процессе. Так считают эксперты из Минфина (письмо от 29.10.2020 № 03-04-06/94269). Требования Трудового кодекса к размеру компенсации Трудовой кодекс не устанавливает, в том числе в зависимости от количества рабочих дней в месяце. Работодатель определяет их самостоятельно. Если работодатель закрепил расчет компенсации от количества рабочих дней, то именно этот расчет и должен применяться в отношениях с удаленными работниками. Удобнее считать компенсацию отдельно по каждой статье расходов удаленного работника.
Компенсация за использование оборудования
Закон не устанавливает порядок расчета компенсации за использование оборудования. Ее сумму можно установить в фиксированном размере или рассчитывать каждый месяц. Тогда нужно установить порядок расчета.
Обосновать размер компенсации за использование личного имущества можно исходя из расчетной суммы амортизации оборудования и времени, фактически отработанного на удаленке.
Пример 1
Расчет экономически оправданной компенсации за использование оборудования
Дистанционный сотрудник использует в работе свой ноутбук первоначальной стоимостью 36 000 руб. Сотрудник работает за ним удаленно 8 часов в день 5 дней в неделю.
Сотрудник использует ноутбук не только в рабочих, но и в личных целях. Какова сумма экономически оправданной компенсации за использование ноутбука, если в феврале работник болел с 1 по 5 февраля и не работал?
Решение
Сумма ежемесячной амортизации ноутбука
Срок полезного использования ноутбука от двух до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие», постановление Правительства от 01.01.2002 № 1).
Для расчета суммы компенсации компания установила срок полезного использования ноутбука 36 месяцев. Ежемесячная амортизация равна 1000 руб. (36 000 руб. : 36 мес.). Но компенсация будет меньше.
Компенсация за февраль с корректировкой на рабочее время
В феврале 2021 года по норме 19 рабочих дней и 151 ч.
Работник использовал ноутбук для выполнения трудовых функций в течение 14 рабочих дней ежедневно в течение 8 рабочих часов из 24 ч.
Доля рабочего времени в общем объеме времени за февраль равна 0,1667 [(8 ч × 14 раб. дн.) : (24 ч × 28 календ. дн.)].
Экономически обоснованная компенсация за использование личного ноутбука равна 166,7 руб. (1000 руб. × 0,1667).
Компенсация расходов на оплату интернета и электроэнергии
Из общей суммы личных затрат сотрудника на оплату электроэнергии и интернета рекомендуем выделять долю служебных расходов пропорционально отработанному времени.
Пример 2
Расчет экономически оправданной компенсации расходов на оплату интернета
Удаленный работник платит за домашний интернет 500 руб. в месяц. Сотрудник отработал в феврале 14 рабочих дней по 8 часов.
В феврале доля рабочего времени в общем объеме времени составляет 0,1667 [(8 ч × 14 дн.) : (24 ч × 28 календ. дн.)]. Какую часть расходов на связь должен компенсировать работодатель?
Решение
Экономически оправданная сумма компенсации расходов на оплату интернета за февраль равна 83,35 руб. (500 руб. × 0,1667).
Компенсация затрат на расходные материалы
Чтобы рассчитать экономически оправданную сумму компенсации на расходные материалы, сначала установите нормы их расхода. Корректировать ли норму в зависимости от отработанного времени, решите исходя из ситуации.
Ситуация 1. Каждый месяц сотрудник в ходе рабочего процесса распечатывает около 200 документов. Три дня сотрудник был на больничном. Тем не менее за этот месяц ему пришлось по работе распечатать 200 документов. В подобном случае корректировать норму не нужно.
Ситуация 2. Сотрудник занимается распечаткой документов ежедневно. Если он уходит в отпуск или на больничный, его заменяет другой сотрудник. В этом случае логично корректировать норму расхода бумаги. Как это сделать, покажем на примере 3.
Пример 3
Расчет экономически оправданной компенсации расходов на покупку бумаги
Дистанционный сотрудник для служебных целей выводит на печать документы. Ему установлена норма расхода — 0,5 пачки (в пачке 500 листов) на 20 рабочих дней. В феврале работник купил 2 пачки по 270 руб., представил скан чека.
Режим работы дистанционного сотрудника — 8 часов в день 5 дней в неделю. В феврале он болел с 1-го по 5-е число, в эти дни его заменял коллега, он печатал документы.
Решение
Какую сумму компенсации на покупку бумаги выплатить в феврале 2021 года?
В феврале удаленный работник трудился 14 рабочих дней. По норме он мог израсходовать 0,35 пачки бумаги (0,5 : 20 раб. дн. × 14 раб. дн.). Экономически оправданная сумма компенсации расходов на бумагу за февраль равна 94,5 руб. (270 руб. × 0,35).
В таком же порядке вы можете нормировать расход картриджа и рассчитывать сумму компенсации расходов на его замену.
Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту оборудования и настройке служебных программ
Если есть возможность, безопаснее выделить собственных специалистов для ремонта оборудования удаленных работников и наладки программного обеспечения. Тогда вам не придется компенсировать эти расходы каждому удаленному работнику. Но если возможности нет, придется возмещать расходы работника на оплату таких услуг на основании первичных документов.
В локальном нормативном акте или в дополнительном соглашении вы вправе определить, какую часть расходов по ремонту берет на себя работник, какую работодатель. Расходы на настройку служебных программ распределить не получится. Их в полной сумме несет работодатель.
Какие документы потребовать у работника, чтобы рассчитать и обосновать компенсацию
Компенсация за использование оборудования. Налоговики могут потребовать документы, которые подтверждают право собственности работника или аренду оборудования. Они сошлются на часть 2 статьи 312.6 ТК.
Со времени покупки ноутбука или принтера может пройти довольно много времени. Надо ли удерживать НДФЛ и начислять взносы, если работник не сохранил документы об их покупке?
Вот как комментирует специалист отдела налогообложения доходов физических лиц ФНС России: «Рекомендую дождаться официальных разъяснений Минфина и ФНС по вопросу применения статьи 312.6 ТК в части налогообложения НДФЛ и страховыми взносами. При этом, по моему мнению, нужно учитывать следующее. Нормы о компенсации, установленные статьей 312.6 ТК, аналогичны нормам статьи 188 ТК, за исключением расширения возможности компенсации по арендованному оборудованию. В письме Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672 говорилось, что “в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество”.
Таким образом, если работник не сохранил документы об их покупке, а компания не удержала НДФЛ и не начислила взносы с суммы компенсации, данный факт с большой долей вероятности вызовет претензии со стороны налоговых органов».
Компенсация расходов. Инспекторы потребуют документы, которые подтвердят сумму расходов, связанных с удаленной работой (письмо Минфина от 29.10.2020 № 03-04-06/94269). Это чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и т. д.
Вид подтверждающих документов. Для целей расчета и выплаты компенсации работнику достаточно представить копии или скан-образы документов. Ведь оригиналы могут понадобиться ему для личных целей.
Как сформулировать условия о компенсации в допсоглашении с работником
Принятый порядок расчета компенсации расходов на амортизацию оборудования, на оплату счетов за электроэнергию и связь, покупку расходных материалов, ремонт оборудования и наладку служебных программ нужно установить в допсоглашении или локальном нормативном акте со ссылкой на допсоглашение.
Бухгалтерский учет компенсации
Компенсацию затрат удаленному сотруднику следует учесть в расходах по обычным видам деятельности, если работа сотрудника связана с производственной деятельностью, управленческими нуждами организации (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В иных случаях затраты нужно списать в прочие расходы (п. 16 и 18 ПБУ 10/99).
Начисление и выплату компенсации отразите записями:
— Дебет 20 (25, 26 и др.) Кредит 73 — начислена компенсация;
— Дебет 73 Кредит 50 (51) — выплачена компенсация.
Налоговый учет компенсации
Компенсации за использование личного оборудования включите в прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Возмещение затрат — также в прочие расходы, в частности в состав расходов на связь и канцелярские принадлежности (подп. 25 и 26 п. 1 ст. 264 НК).
Момент учета расходов зависит от способа расчета налога на прибыль. При методе начисления учтите затраты по дате предъявления документов, служащих основанием для расчетов (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК). При кассовом методе — после выплаты компенсаций (ст. 273 НК).
Услуги Правовой защиты
С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.
Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.
