Разъяснения официальных ведомств
Минтруд запретил отпуска на выходные
Документ: Письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754
Нельзя оформлять отпуска только на субботу и воскресенье. Такой вывод сделали в Минтруде (письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).
По общему правилу отпуск работнику нужно предоставить целиком. Разбивать его на части можно только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1). То есть нужно согласие и работника, и администрации. При этом одна из частей отпуска в любом случае должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК). Остальные части могут иметь любую продолжительность.
Если компания предоставляет отпуск только на выходные дни, Минтруд считает отпускные скрытой компенсацией за неиспользованный отпуск за прошлые годы. Это нарушает права работников на отдых и грозит штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП на сумму до 50 тыс. руб.
Наш совет — присоединяйте выходные к «нормальной» части отпуска. Например, у работника накопились неиспользованные дни. Он хочет оформить отпуск на неделю, с 14 по 20 января 2019 года. Предложите ему взять отпуск с субботы. Тогда в заявлении он укажет: «Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 12 по 20 января 2019 года». К такому отпуску Минтруд претензий не имеет.
Полезная статья
Кому отказать в вычетах по НДФЛ в начале года
О.В. Негребецкая, эксперт журнала «Зарплата»
В начале года разберитесь с вычетами по НДФЛ. Ведь начался новый налоговый период. Вам нужно понять, кому продолжить предоставлять вычеты по старым документам, от кого потребовать новые, а кому перестать предоставлять вычеты.
Вычеты на взрослых детей. Если дети работников перешагнули возраст 18 лет, выясните, продолжают они учиться или нет. Посмотрите по табл. 1 ниже, кому из работников прекратить предоставлять детский вычет.
Таблица 1. Право на детский вычет на детей старше 18 лет в связи с обучением
Вычеты на детей-инвалидов. Если ребенку не исполнилось 18 лет, родителю предоставьте вычет 12 тыс. руб., приемному родителю, опекуну, попечителю — 6 тыс. руб. Но если ребенок-инвалид в возрасте от 18 до 24 лет учится очно, вычет предоставляйте только при инвалидности I и II группы с учетом очередности рождения ребенка (абз. 5 и 10 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК).
Вычеты на детей исполнителей по гражданско-правовым договорам. Предоставьте вычеты подрядчикам за период, в котором действует гражданско-правовой договор (письма Минфина от 07.04.2011 № 03-04-06/10-81 и УФНС по г. Москве от 01.06.2010 № 20-15/3/057717).
Вычет на детей за 2018 год. В январе 2019 года сотрудник принес заявление на детский вычет на ребенка, который родился в ноябре 2018 года. По месту работы вычеты за ноябрь — декабрь 2018 года предоставить нельзя. Если работник не получил в прошедшем году вычеты в полном размере, он может обратиться в свою налоговую (п. 4 ст. 218 НК).
Вычет на детей работника-иностранца. Иностранцу вычет предоставьте, только если он является налоговым резидентом РФ. Высококвалифицированные специалисты получат право на стандартные вычеты, когда станут налоговыми резидентами (письма Минфина от 28.05.2018 № 03-04-05/36089 и УФНС по г. Москве от 20.10.2015 № 20-15/110438).
Вычет на детей акционеров компании. Не предоставляйте детские вычеты акционерам, которые получают от компании только дивиденды. К ним стандартные вычеты не применяют (абз. 2 п. 3 ст. 210 НК).
Но акционер может получить стандартный вычет по другим доходам, которые облагаются по ставке 13 процентов из пункта 1 статьи 224 НК.
Документы, чтобы получить вычет в налоговой инспекции
Для вычета нужны:
— декларация по форме 3-НДФЛ. С 1 января 2019 года нужно использовать новую форму из приказа ФНС от 03.10.2018 № ММВ-7-11/569;
— справка 2-НДФЛ за 2018 год. Составьте ее по новой форме из приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@;
— копия свидетельства о рождении ребенка (других детей);
— заявление работника о возврате переплаты на его банковский счет.
Документы для детских вычетов
В начале января проверьте документы, которые подтверждают право на вычеты. При необходимости предложите работнику их обновить, принести новые.
Если документ подтверждает право на вычет только в одном налоговом периоде, значит, в следующем работник должен принести новый (письмо Минфина от 08.05.2018 № 03-04-05/30997).
Заявление на детский вычет. Заявление достаточно подать один раз, ежегодно обновлять его не требуется (письмо Минфина от 26.02.2013 № 03-04-05/8-131). Но в трех случаях работнику придется писать новое заявление (см. схему).
Схема. Три ситуации, в которых прежнее заявление на вычет нужно переписать
Справка из вуза о продолжении дневного обучения. Запрашивайте ее ежегодно у работников, которые получают вычет на ребенка-студента старше 18 лет. Попросите принести такую справку по окончании зимней сессии.
Справка об инвалидности. Ее нужно обновлять каждый раз, когда наступил срок очередного освидетельствования ребенка (письмо Минфина от 01.02.2016 № 03-04-05/4309, приложение № 3 к приказу Минздравсоцразвития от 24.11.2010 № 1031н). Если в компании есть работники с детьми-инвалидами, контролируйте сроки действия справок об инвалидности.
Право на вычет работник получает, если у него родился ребенок, работник оформил опекунство или попечительство, стал супругом родителя ребенка.
Какие еще документы могут потребоваться, смотрите дальше:
Заявление. Для получения вычета сотрудник должен написать заявление и принести копию свидетельства о рождении ребенка (других детей). Это минимальный перечень документов.
Другие документы. В зависимости от ситуации, помимо заявления и свидетельства о рождении ребенка, могут потребоваться другие документы (табл. 2).
Если ребенку еще не исполнилось 18 лет, для подтверждения права на детский вычет достаточно свидетельства о его рождении (письмо Минфина от 18.04.2016 № 03-04-05/22091)
Таблица 2. Документы для вычета на детей в 2019 году
Совет бухгалтерам: отслеживайте сроки действия справок, так как они подтверждают право на вычет только в конкретном налоговом периоде и их действие на последующие годы не распространяется (письмо Минфина от 08.05.2018 № 03-04-05/30997). По просроченному документу вычеты не предоставляйте, чтобы потом не вносить исправления в учет.
Размеры детских вычетов в 2019 году
Размеры вычетов не изменились. Они зависят от очередности рождения ребенка и наличия у него инвалидности.
Чтобы определить, какой ребенок по счету, учитывайте всех детей: и тех, кто старше 18 лет, и тех, на кого вычет не положен, а также детей от прошлых браков и детей супруга. При установлении очередности рождения детей возраст ребенка значения не имеет (письмо Минфина от 11.07.2018 № 03-04-05/48282).
Одинарный вычет. Его размеры смотрите в табл. 3.
Таблица 3. Размеры детских вычетов в 2019 году
Удвоенный детский вычет вправе получать:
единственные родители, в том числе приемные, усыновители, опекуны и попечители (абз. 12 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). Разведенные родители не относятся к одиноким (письмо Минфина от 30.10.2018 № 03-04-05/78050);
один из родителей, которому второй родитель передал право на вычет (абз. 15 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК).
Размеры удвоенного вычета смотрите в табл. 4.
Таблица 4. В какой сумме предоставлять детский вычет в двойном размере в 2019 году
Дополнительные документы для единственных родителей. Помимо заявления и копии свидетельства о рождении ребенка, попросите один из документов, которые подтверждают отсутствие второго родителя. Например:
свидетельство о смерти супруга/супруги;
копию паспорта, удостоверяющую, что родитель не вступил в брак;
справку из ЗАГСа по форме 25, в которой указано, что в свидетельстве о рождении запись об отце сделана со слов матери;
выписку из решения суда о признании второго родителя безвестно отсутствующим или умершим (ст. 42 и 45 ГК);
свидетельство о рождении ребенка, где в графе «Отец» стоит прочерк.
Дополнительные документы для работников, которым второй родитель передал право на вычет.
Попросите у сотрудника (письмо ФНС от 03.11.2011 № ЕД-3-3/3636):
- заявление второго родителя об отказе от вычета по месту работы. В нем должны быть указаны персональные данные этого родителя, ИНН, реквизиты свидетельства о рождении ребенка, месяц, с которого работник отказывается от вычета;
-справку с места работы второго родителя о том, что он имеет право на вычет, но вычет не предоставляется;
- справку 2-НДФЛ.
Пока работники не представят эти документы, вычеты им предоставляйте в одинарном размере.
Социальный и имущественный вычеты
У работодателя работник может получить социальный и имущественный вычеты. Для этого нужно уведомление из налоговой, которое подтверждает право работника на вычет. Но оно действует только в том году, в котором выдано.
Социальный вычет
Если сотрудник в 2018 году не до конца использовал социальный вычет, в 2019 году остаток вычета ему не предоставляйте (письмо Минфина от 11.10.2018 № 03-04-05/73034). Социальный вычет нужно использовать в том налоговом периоде, в котором ИФНС выписала уведомление о праве на вычет. Недополученный остаток работник может получить в налоговой по месту жительства.
Социальные вычеты за 2019 год начните предоставлять с месяца, в котором работник принес уведомление и заявление. Налог с начала года не пересчитывайте (письмо Минфина от 31.01.2012 № 03-04-06/7-18, абз. 3 и 4 п. 2 ст. 219 НК).
Имущественный вычет
Если в 2018 году у работника не хватило дохода, остаток имущественного вычета он может получить у вас в 2019 году (п. 9 ст. 220 НК). Но вычет не предоставляйте, пока работник не принес новое уведомление из налоговой на 2019 год.
С того месяца, в котором работник принес в бухгалтерию уведомление, начните предоставлять вычет. Примените его ко всем доходам, полученным с начала года, пересчитайте сумму налога с начала года (письма Минфина от 16.03.2017 № 03-04-06/15201).
Услуги Правовой защиты
С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.
Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.
