Обзор для кадровика за период 01.02.2023г. по 15.03.2023г.

Изменения в законодательстве

Роструд обновил свое Руководство по соблюдению обязательных требований

Документ: Приказ Роструда от 11.11.2022 № 253 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства"

Роструд обновил Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства. Прежний приказ ведомства от 13 мая 2022 года №123 признан утратившим силу. Новое руководство вдвое (!) превосходит предыдущий документ по объему и составляет 600 страниц.

Обновленное Руководство включает разъяснения Роструда по десяткам вопросов трудового законодательства. Среди них заключение трудового договора, испытательный срок, прекращение срочного трудового договора, прием на работу, порядок изменения трудового договора по инициативе работника, обязательные и допустимые условия ПВТР, оплата труда, сверхурочная работа и др.

Один из разделов документа посвящен организации проведения инструктажей по охране труда. Роструд разъясняет, что обязанность обучения по ОТ, связанная с формированием знаний, умений, навыков, возложена на работодателей. Предусмотрено несколько видов инструктажей - вводный, на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый) и целевой. Их формы и методы вправе устанавливать работодатель. На микропредприятиях допускается проведение обучения по вопросам ОТ, оказанию первой помощи, применению СИЗ только в процессе инструктирования сотрудников на рабочем месте.

В новое Руководство включены разъяснения в отношении недавно утвержденных инструментов трудовых взаимоотношений - ведении электронного кадрового документооборота (ЭКД), работе с электронными подписями. Ведомство пояснило, что законодательство не допускает создания в электронном формате приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве, документов, удостоверяющих факт прохождения обучения сотрудниками по ОТ.

Для ведения ЭКД можно использовать бесплатную платформу "Работа в России", в которой создана специальная подсистема "Электронный кадровый документооборот". Перед работой с этой платформой необходимо авторизоваться в ЕСИА. Также допускается пользоваться собственными информационными системами, которые позволяют обмениваться кадровой документацией через единый портал.

В ведомстве подчеркивают добровольный характер ведения ЭКД. Работодатели, перешедшие на электронный документооборот, должны с 1 марта 2023 года соблюдать единые требования к форматам их оформления, утвержденные приказом Минтруда РФ от 20 сентября 2022 года №578н.

Изменили проверочные листы по трудовым нормам

Документ: Приказ Роструда от 27.01.2023 № 19 "О внесении изменений в формы проверочных листов (списки контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденные приказом Федеральной службы по труду и занятости от 1 февраля 2022 г. № 20"

Вступает в силу: 17 марта 2023 года

Внесли поправки в список контрольных вопросов по нормам трудового права, которые были утверждены еще приказом Роструда от 01.02.2022 № 20.

Чтобы учесть последние изменения законодательства, ведомство уточнило формы проверочных листов. Количество их осталось прежним - 78.

Несколько списков вопросов изложили по-новому. Речь идет о чек-листах, по которым проверяют, соблюдает ли работодатель требования:

• по регулированию труда женщин и лиц с семейными обязанностями;

• расследованию и учету несчастных случаев на производстве (в т.ч. по действующему с сентября положению);

• организации обучения по охране труда (с учетом новых правил).

Скоро список контрольных вопросов снова изменится и введут еще один проверочный лист по трудовым правам мобилизованных сотрудников (а также контрактников и добровольцев).

Появились новые требования к работникам-водителям: вступили в силу ограничения на управление транспортом лицами с неснятой или непогашенной судимостью по ряду преступлений

Документ: Федеральный закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ "О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации"

Вступил в силу: 01 марта 2023 года

ТК дополнили ст. 328.1 об ограничении на занятие трудовой деятельностью, связанной с управлением легковыми такси, автобусами, трамваями, троллейбусами и подвижным составом внеуличного транспорта при осуществлении перевозки пассажиров и багажа. К такой деятельности, в частности, нельзя допускать водителей с неснятой или непогашенной судимостью за совершение преступлений либо подвергающихся уголовному преследованию за убийство, умышленное причинение тяжкого вреда здоровью, похищение человека, грабеж, разбой, иные преступления средней тяжести, тяжкие и особо тяжкие.

Работодатель обязан отстранить или не допускать к работе работника, трудовая деятельность которого непосредственно связана с управлением перечисленными видами транспорта, при получении от правоохранительных органов сведений о том, что водитель подвергается уголовному преследованию, на весь период производства по уголовному делу до его прекращения либо до вступления в силу приговора суда.

Кроме того, до 01.09.2023 водители, к которым относятся новые ограничения, обязаны представить работодателю справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. В противном случае договор с ними прекращается по п. 13 ч. 1 ст. 83 ТК.

Новое основание для внеплановых проверок в 2023 году

Документ: Постановление Правительства от 04.02.2023 № 161 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации"

Вступил в силу: 14 февраля 2023 года

Мораторий на внеплановые проверки продлили, но есть исключения. Так, с 14 февраля по решению руководителя Роскомнадзора и по согласованию с органами прокуратуры внепланово могут проверить оператора персональных данных, если установят утечку в интернете базы данных с персональными сведениями. Под действия моратория не попадают также аккредитованные IТ-компании.

Законопроекты

Вырастет штраф за нарушение правил воинского учета работников

В КоАП появятся отдельные штрафы. Статью 5.27 КоАП дополнят новыми штрафами за заключение трудового договора без военного билета с военнообязанным или лицом, подлежащим призыву на военную службу. Согласно новому пункту 4.1 статьи 5.27 КоАП штрафы составят:

• на должностное лицо - от 10 тыс. до 20 тыс. руб.;

• на компанию - от 50 тыс. до 100 тыс. руб.

Кроме этого, законопроект № 283349-8 предлагает повысить сумму штрафа за непредставление в военкомат сведений о принятых на работу или об уволенных гражданах, которые состоят на воинском учете. В настоящее время за это штрафуют на сумму от 1 тыс. до 5 тыс. руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП). Новый размер штрафа планируют увеличить в пять раз. Он составит от 5 тыс. до 25 тыс. руб.

МРОТ с 1 января 2024 года увеличат до 19 242 рублей

Владимир Путин поручил дополнительно повысить МРОТ с 1 января 2024 года на 10 процентов. Таким образом, общее повышение составит 18,5 процента и размер МРОТ будет 19 242 руб. Об этом Президент России заявил в послании к Федеральному собранию и пообещал, что власти будут и дальше увеличивать МРОТ выше роста инфляции.

Напомним, что субъекты России могут устанавливать свою величину МРОТ. Устанавливают ее региональным соглашением о минимальной заработной плате. И такой минимум может быть больше федерального МРОТ, а также прожиточного минимума.

Источник: послание Президента России к Федеральному собранию

Установят новые правила для дополнительных выходных работникам - родителям детей-инвалидов

Минтруд установит новый порядок предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней родителям детей-инвалидов. Это позволит сделать выполнимыми требования Федерального закона от 05.12.2022 № 491-ФЗ. Минтруд разработал законопроект, который установит новый порядок предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней работникам, ухаживающим за детьми-инвалидами. Ранее Федеральный закон от 05.12.2022 № 491-ФЗ внес поправки в ст. 262 ТК, которые изменили условия предоставления дополнительных выходных родителям (опекунам, попечителям) для ухода за детьми-инвалидами. В частности, новые нормы разрешают родителям накапливать указанные выходные и использовать их суммарно один раз в год, но не более 24 выходных подряд. Такие условия вступят в силу с 01.09.2023.

Действующий порядок предоставления дополнительных оплачиваемых выходных для ухода за детьми-инвалидами, утвержденный постановлением Правительства от 13.10.2014 № 1048, не позволяет копить дополнительные оплачиваемые выходные.

Разъяснения официальных ведомств

Отец ребенка-инвалида не может выбирать себе время для отпуска, если он не живет с ребенком

По статье 262.1 ТК РФ родителям детей-инвалидов отпуск предоставляют по их желанию в удобное для них время.

Мужчина предоставил в отдел кадров все документы и хотел выбрать удобную для него дату отпуска, но получил отказ. Причина – он в разводе с матерью ребенка и у него нет справки, подтверждающей совместное проживании с ребенком.

Роструд сказал, что отказ правомерен.

В случае развода и раздельного проживания супругов фактически воспитанием ребенка занимается тот родитель, с которым ребенок проживает.

Поэтому в случае раздельного проживания право на выбор даты отпуска у разведенного супруга отсутствует.

Если в понедельник и вторник работника привлекали к сверхурочке, то в среду уже нельзя

Источник: Онлайнинспекция РФ, вопрос № 176693 от 20.02.2023

Сверхурочная работа связана с повышенными затратами энергии и сокращением времени отдыха. И есть ограничение: не более четырех часов в течение двух дней подряд.

Работодатель интересовался, можно ли привлекать человека к сверхурочным работам с понедельника по пятницу на четыре дня подряд. Роструд ответил – нельзя.

Сверхурочная работа связана с повышенными затратами энергии и сокращением времени отдыха, поэтому законодательство содержит ряд гарантий для работников. К ним относится в том числе ограничение сверхурочных работ – не более четырех часов в течение двух дней подряд. Таким образом, работодатель не вправе привлекать сотрудника к сверхурочной работе в течение трех дней подряд и более.

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 120 часов в год., за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Это предусмотрено нормами статьи 99 ТК.

А некоторых работников привлекать к сверхурочке вообще нельзя, у другой категории – особый порядок привлечения к сверхурочной работе. Среди них:

• инвалиды;

• работающие женщины с детьми до 3 лет;

• матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;

• опекуны детей в возрасте до 14 лет;

• родитель, имеющий ребенка в возрасте до 14 лет, в случае, если другой родитель призван на военную службу по мобилизации или проходит военную службу по контракту и другие.

Перечисленных сотрудников привлекайте к работам сверхурочно при выполнении трех условий:

• работа не запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением;

• работник подал письменное согласие;

• работник письменно подтвердил, что ознакомился со своим правом отказаться от сверхурочной работы.

Минтруд: электронный кадровый документооборот можно вести в 2 системах сразу

Источник: Письмо Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303

ТК не запрещает работодателям использовать для электронного кадрового документооборота свою систему одновременно с платформой "Работа в России".

Минтруд пояснил, что работодатели могут использовать для ЭКДО свою систему и платформу "Работа в России" одновременно. Чиновники ссылаются на ч. 4 ст. 22.1 ТК. Так, электронный кадровый документооборот может осуществляться работодателем в следующих информационных системах:

• на единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России", доступ к которой обеспечивается в том числе посредством портала госуслуг;

• в собственной информационной системе, которая позволяет обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Роструд разъяснил, как получить согласие ГИТ на увольнение несовершеннолетнего

Источник: Письмо Роструда от 23.12.2022 № ПГ/31485-6-1

Порядок, по которому согласуют увольнение несовершеннолетнего, в законе не закреплен, указало ведомство. Просьба о даче согласия на расторжение трудового договора - это обращение к органу власти. Его рекомендуют направлять в ГИТ по месту нахождения работодателя.

Работодатель не может обязать работников сообщать о социально значимых и опасных заболеваниях

Источник: Письмо Роструда от 16.01.2023 № ПГ/32857-6

Состояние здоровья - это специальная категория персональных данных, обрабатывать которые можно в исключительных случаях, ст. 3, 10 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персональных данных.

Работодатель имеет право запрашивать только те сведения о состоянии здоровья работника, которые необходимы для решения вопроса о возможности выполнения трудовой функции, абз. 7 ст. 88 ТК.

Работодатель не имеет права установить в локальном акте обязанность работников сообщать о наличии у него социально значимого или опасного заболевания. К социально значимым заболеваниям относятся, например, туберкулез, гепатиты В и С, ВИЧ, психические расстройства. Заболевания, представляющие опасность для окружающих, - это ВИЧ, коронавирус, туберкулез, малярия, педикулез, гепатиты B и С (Постановление Правительства от 01.12.2004 № 715).

Роструд разъяснил, правомерно ли выплатить зарплату новому сотруднику более чем через 15 дней

Источник: Информация Роструда от 08.02.2023

Если с новым сотрудником заключили трудовой договор в начале месяца, то будет правомерно выплатить аванс в последних числах месяца в соответствии с локальными актами компании, даже если это составит более 15 календарных дней от даты договора. Такое разъяснение дают специалисты Роструда.

Зарплату выплачивают не позднее 15 календарных дней после того, как окончится период, за который она начислена, и не реже чем каждые полмесяца. Работодатель устанавливает конкретные даты выплат в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре.

Трудовых договоров по внутреннему совместительству можно заключать сколько угодно

Источник: Письмо Роструда от 01.02.2023 № ПГ/01303‑6‑1

Роструд разъяснил, что количество трудовых договоров с работником по внутреннему совместительству неограниченно. Согласно письму № ПГ/01303‑6‑1, количество трудовых договоров с работником по внутреннему совместительству неограниченно и их можно заключать по аналогичной основной или иной должности либо профессии. При этом не допускается работа по совместительству лиц в возрасте до 18 лет, на работах с вредными и опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями.

Ранее Минтруд также указывал, что количество трудовых договоров как по внутреннему, так и по внешнему совместительству может быть любым (письмо от 17.05.2022 № 14-6/ООГ-3230).

Роструд разъяснил, на какие льготы могут рассчитывать работающие одинокие мамы

Источник: Телеграмм канал Роструда

Во-первых, до достижения детьми 14 лет матерей-одиночек можно направить в командировку и привлечь к работе сверхурочно, в ночное время, в выходные, праздничные дни – только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний.

Во-вторых, одиноким мамам с детьми до 14 лет предоставляют ежегодный допотпуск до 14 календарных дней за свой счет и в удобное время.

В-третьих, им положены сверхурочные выходные от двух до четырех суток для присмотра за ребенком-инвалидом.

В-четвертых, мам-одиночек с ребенком до 14 лет (инвалидом до 18) нельзя уволить по инициативе работодателя. Однако из последнего правила все же есть исключения: ликвидация организации, злостное и систематическое неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, представления подложных документов при заключении трудового договора и др.

Роструд разъяснил, нужно ли требовать у нового сотрудника заявление о приеме на работу

Источник: Информация Роструда от 01.02.2023

Чтобы оформить трудовые отношения с новым сотрудником, работодателю достаточно заключить с ним трудовой договор. Заявление о приеме на работу можно не требовать, так как этот документ не относится к числу обязательных. Такое разъяснение дают эксперты Роструда.

Трудовой договор заключают в письменной форме в двух экземплярах, которые подписывают обе стороны. Один экземпляр трудового договора передают сотруднику, другой хранится в компании. Подпись сотрудника на экземпляре работодателя подтвердит, что работник получил свой экземпляр.

Судебная практика

За некорректную формулировку про условия труда в трудовом договоре можно тоже получить штраф

Источник: Постановление Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 02.12.2022 № 16-7553-2022

В трудовом договоре не следует называть условия труда НОРМАЛЬНЫМИ. Таково мнение Шестого кассационного суда общей юрисдикции. Вместо этого в соответствии с положениями №426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" необходимо характеризовать условия как оптимальные, допустимые, вредные или опасные.

Госинспекция труда привлекла к административной ответственности частную клинику "Больница РЖД-Медицина" г. Орска Оренбургской области по ч.4 ст. 5.27 КоАП РФ, выписав штраф медучреждению на сумму 50 тыс. рублей. Основанием для наказания послужило ненадлежащее оформление трудового договора. Истец не согласился с таким решением и обжаловал его сначала в районном, а затем в областном суде. Обе судебные инстанции встали на сторону Госинспекции труда.

Выяснилось, что в ряде трудовых договоров условия труда были указаны как НОРМАЛЬНЫЕ, что не соответствует классификации, содержащейся в №426-ФЗ.

Согласно картам спецоценки условий труда этих рабочих мест данные должности отнесены к итоговому классу 2 условий труда и считаются допустимыми. Однако в трудовых договорах этого указано не было.

В итоге Шестой кассационный суд общей юрисдикции не нашел оснований для изменения или отмены ранее вынесенного наказания, что подтверждает недостаточность указания условий труда как НОРМАЛЬНЫХ.

Необходимым и достаточным для соблюдения требований ч.2 ст.57 ТК РФ выступает указание точного класса (подкласса) условий труда на рабочем месте. Такую позицию, например, изложил Минтруд РФ в разъяснительном письме от 14 июля 2016 года.

Меньшая конкретизация условий труда без указания класса (подкласса) с характеристикой условий как нормальных или иными формулировками без уточнения, что они не относятся ко вредным и являются оптимальными или допустимыми вызывала вопросы и раньше. Об этом свидетельствует судебная практика, в частности решение Московского горсуда от 28 августа 2020 года № 7-9435/2020.

Напомним, ч.4 ст.5.27 КоАП предусматривает вынесение мер административной ответственности за уклонение от оформления либо ненадлежащее оформление трудового договора в виде штрафа для должностных лиц в сумме на должностных лиц от 10 до 20 тыс.рублей, для индивидуальных предпринимателей от 5 до 10 тыс. рублей, для юрлиц от 50 до 100 тыс.рублей.

Подводя итоги вышеизложенному, рекомендуем всем специалистам по охране труда еще раз дополнительно обратить внимание кадровых служб на правильные формулировки в договорах с вашими сотрудниками. Ведь как показывает практика можно иметь вредные условия труда на старом производстве без каких-либо негативных последствий и при этом получить солидный штраф за комфортные и НОРМАЛЬНЫЕ условия в современном офисе/производстве.

Суд разъяснил, предусмотрен ли штраф, если в трудовой договор не включили условия о режиме работы

Источник: Постановление Второго кассационного суда общей юрисдикции от 19.12.2022 № 16-9617/2022

Если режим работы сотрудника отличается от условий труда, которые установили Правилами внутреннего трудового распорядка, то такой режим рабочего времени нужно отразить в трудовом договоре. При этом нужно установить не только продолжительность рабочего дня, но и время начала и окончания работы.

Так, суды подтвердили правомерность штрафа в размере 50 тыс. руб., который наложили на работодателя, – он оформил трудовой договор ненадлежащим образом. В трудовом договоре указали только продолжительность рабочего дня и не отразили время начала и окончания работы, это определял сотрудник по своему усмотрению. Штраф за такое нарушение предусмотрен частью 4 статьи 5.27 КоАП.

Верховный суд РФ разъяснил, можно ли уволить работника на основании справки об инвалидности и ИПРА

Источник: Определение ВС от 16.01.2023 № 4-КГ22-53-К1

Работника нельзя уволить в связи с отказом от перевода на другую работу на основании справки об инвалидности и ИПРА. Нужно медзаключение.

Стоматологу установили на год II группу инвалидности и выдали ИПРА с рекомендациями по условиям труда, показанным и противопоказанным видам деятельности. На основании этих документов работницу отстранили от работы, а после уволили по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК в связи с отказом от перевода на другую работу, необходимого в соответствии с медзаключением.

Городской суд признал увольнение незаконным. Суд исходил из того, что основанием для увольнения может быть только медзаключение о непригодности к выполнению отдельных видов работ. Справка об инвалидности и ИПРА выводов о профессиональной непригодности не содержат.

Апелляция и кассация, напротив, поддержали работодателя. По их мнению, справка об инвалидности и ИПРА являются медзаключением, позволяющим уволить работника. При этом работодатель по объективным причинам не мог создать для истицы рекомендуемые ей условия труда.

ВС не согласился с выводами апелляции и кассации и оставил в силе решение городского суда. Невозможность работы и необходимость перевода по состоянию здоровья должны быть установлены по результатам экспертизы профессиональной пригодности и зафиксированы в медзаключении о соответствии состояния здоровья работника возможности выполнять отдельные виды работ. Справка об инвалидности и ИПРА таким медзаключением не являются.

Цели проведения экспертизы профессиональной пригодности и медико-социальной экспертизы различны. Цель первой экспертизы - определить пригодность работника к выполнению отдельных видов работ, а второй - определить потребность гражданина в мерах социальной защиты и поддержки. Выдаваемые по результатам МСЭ справка и ИПРА не содержат выводов о признании инвалида пригодным к работе. Кроме того, для самого гражданина ИПРА имеет рекомендательный характер, и он может от нее отказаться.

Утверждение о том, что работодатель не мог по объективным причинам создать для работницы специальные условия труда, голословно. Данных о том, что он пытался это сделать или что это было объективно невозможно, в деле нет. В первый же рабочий после установления инвалидности день работницу отстранили от работы и уволили.

Объяснения прогула не запросили, но зафиксировали отказ от них - суды с увольнением не согласились

Документ: Определение 1-го КСОЮ от 28.11.2022 № 88-29926/2022

Апелляция и кассация сочли незаконным увольнение сотрудника за прогул, в том числе потому, что с него не истребовали объяснений. Работник в присутствии руководителя отказался называть причины неявки, о чем составили докладную записку. Однако это не подтверждает, что организация истребовала с него объяснения перед наказанием.

Чтобы избежать споров, лучше письменно просить сотрудника оправдать отсутствие, даже после устного отказа.

Верховный суд раскритиковал формальный подход судов к оценке добровольности увольнения по инициативе работника

Источник: Определение ВС от 16.08.2021 № 56-КГПР21-11-К9

То, что работник сам написал заявление и отправил его по почте, еще не говорит о том, что увольнение было добровольным. Нужно также оценивать мотивы и факторы, вследствие которых работник принял такое решение.

Работник подрался с руководителем, в результате чего получил травму, а руководителя признали виновным в нанесении побоев. Из-за травмы работник стал брать больничные, а 12 октября получил справку о том, что нуждается в исключении работ, связанных с физическими нагрузками и статичной позой.

26 октября во время очередного больничного работник написал заявление об увольнении по причине ухудшения здоровья и психологического давления со стороны руководства. 12 ноября его уволили по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК, но работник устно выразил несогласие, указав, что уволить его нужно по п. 13 ч. 1 ст. 83 ТК в связи с возникновением ограничений на занятие определенными видами деятельности.

Работник обратился в суд, заявив, что был вынужден написать заявление в связи с ухудшением здоровья и вследствие невыносимой обстановки на работе, создания руководством препятствий к выполнению им трудовых обязанностей. Работодатель считал, что истинная причина обращения работника в суд - это намерение избежать возмещения расходов на обучение в связи с увольнением без отработки.

Районный, краевой и кассационный суды признали увольнение законным. Суды исходили из того, что в заявлении работник просил уволить его по собственному желанию по окончании нетрудоспособности. Доказательств того, что заявление написано под давлением, нет. Работник не указал, кто, действуя от имени работодателя, оказывал на него давление и в чем это выражалось. При написании заявления работодатель не присутствовал, работник направил его почтой.

Суды не установили наличие или отсутствие факторов, повлиявших на принятие решения об увольнении, не обратили внимания на мотивы работника

ВС отменил решения нижестоящих судов, посчитав, что они формально подошли к делу и не установили, были ли факторы, повлиявшие на принятие решения об увольнении, не обратили внимания на мотивы работника, не дали оценку случившемуся конфликту, обращениям истца в ГИТ и прокуратуру.

ВС отправил дело на новое рассмотрение, указав, какие обстоятельства надо оценить судам. В частности, определить, было ли заявление, в котором указано на невыносимые условия труда, добровольным и осознанным, выясняло ли руководство причины увольнения, разъясняли ли работнику последствия написания заявления и право его отозвать.

Вопрос-ответ

Можно ли принять на работу сотрудника без военного билета?

Да, можно. При этом сведения о том, что у соискателя нет военного билета, нужно передать в военкомат.

По общему правилу закон устанавливает обязанность соискателя представлять при трудоустройстве обязательные документы. К числу таких документов также относятся документы воинского учета, в том числе военный билет – для военнообязанных, пребывающих в запасе (ч. 1 ст. 65 ТК).

Если соискатель не предъявил при приеме на работу документы воинского учета, в частности, военный билет, то это не будет основанием для отказа в трудоустройстве. Однако такую информацию необходимо сообщить в военкомат. При этом соискатель вправе при приеме на работу предъявить временное удостоверение, которое выдают взамен военного билета (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).

Как в отчете ЕФС-1 отразить заключение договора ГПХ?

Заполните подраздел 1.1. подраздела 1 формы ЕФС-1 по каждому исполнителю, с которым заключили договор ГПХ.

В графе 1 укажите номер по порядку, а в графе 2 – дату начала периода работы по договору ГПХ. В графе 3 укажите сведения о мероприятии НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.

В графе 4 укажите код РКС, если исполнитель по ГПХ выполняет работы на Крайнем Севере, или код МКС, если исполнитель выполняет работы в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если исполнитель выполняет работы в районах, которые не относятся к Крайнему Северу или приравненным к нему местностям, то эту графу не заполняйте.

Графу 5 не заполняйте. В графе 6 укажите код выполняемой функции по ОКЗ. Когда подбираете код для исполнителей по договору ГПХ, то ищите должность, обязанности по которой аналогичны работам или услугах, которые оказывает вам исполнитель. Например, если вы заказывали у исполнителя разработку сайта, то используйте код по должности "веб-программист".

После кода ОКЗ также в графе 6 укажите код договора из таблицы ниже.

В графе 8 укажите наименование договора ГПХ. В графе 9 укажите дату заключения договора ГПХ. Дату укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ. В графе 10 укажите номер договора ГПХ, знак "№" не указывайте.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 4.2-4.11 порядка, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда от 31.10.2022 № 245п).

Можно ли сократить сотрудника позднее даты, которая указана в уведомлении о сокращении как дата, которую запланировали для увольнения?

Чтобы избежать споров о том, что увольнение незаконно, работодателю безопаснее уведомить сокращаемого сотрудника о том, что дату увольнения переносят, не менее чем за два месяца до новой даты.

Объясняется это следующим.

По общему правилу организация должна предупредить сотрудника о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата как минимум за два месяца (ч. 2 ст. 180 ТК). Нужно ли повторно предупреждать сотрудников о том, что дату увольнения переносят на более поздний срок, закон не уточняет. В судебной практике сложились два противоположных подхода.

Так, одни суды исходят из позиции Конституционного суда о том, что работодатель не имеет права произвольно продлять срок сокращения. Поэтому если работодатель уведомил сотрудника о конкретной дате увольнения по сокращению, то уволить его он должен:

• либо в дату, которую указали в первоначальном уведомлении о сокращении;

• либо в более позднюю дату в соответствии с повторным уведомлением, которое нужно направить по общим правилам не позднее чем за два месяца до фактического увольнения.

Такая позиция приведена в определении Конституционного суда от 27.01.2011 № 13-О-О, апелляционном определении Свердловского областного суда от 12.11.2014 № 33-13739/2014, определении Приморского краевого суда от 23.01.2013 № 33-115.

Другие суды исходят из того, что закон не обязывает работодателя увольнять сокращаемых сотрудников строго в дату, когда истек двухмесячный срок уведомления, даже если дата увольнения четко указана в уведомлении. То есть работодатель может уволить сотрудника, даже если после того, как окончился уведомительный период, прошло более длительное время. При этом повторно уведомлять сотрудников закон не требует. Такой подход отражен в определении Тверского областного суда от 27.12.2011 № 33-5016, апелляционных определениях Московского городского суда от 16.10.2012 № 11-20814, от 20.11.2012 № 11-27665.

Поскольку закон не регулирует данный вопрос и существует противоречивая судебная практика, чтобы избежать спорной ситуации, наиболее безопасно для работодателей придерживаться первой позиции. То есть если работодатель меняет дату сокращения, всем увольняемым сотрудникам нужно направить новое уведомление о том, что дату увольнения переносят на более поздний срок. Причем сделать это нужно не менее чем за два месяца до новой даты сокращения.

Некоторые сотрудники, которые теперь относятся к льготникам, по условиям трудового договора заняты на ночных работах. Нужно ли сейчас потребовать у них документы, которые подтвердят право выходить ночью только с их согласия?

Да, нужно. Прежде чем предоставить льготы, убедитесь, что сотрудник имеет на них право. Ниже найдете информацию, какие документы это право подтвердят.

Полезная статья: позиции и мнения экспертов (не является нормативным документов)

Насколько опасно хранить копии документов сотрудников, что за это грозит

Какие копии документов работников опасно хранить в компании

Закон не определяет перечень документов сотрудников, которые работодатель может хранить в организации, в том числе в личных делах. Исключение сделали для государственных и муниципальных служащих. Список документов, которые приобщаются к их личным делам, закрепили в нормативных документах. Остальные работодатели определяют его сами в ЛНА, ст. 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Решить, какие документы работника хранить в организации, помогут ответы на два вопроса.

Первый: для чего нужен документ? Он должен быть необходим только в конкретных, заранее определенных и законных целях, ч. 2 ст. 5 Закона о персональных данных. Данные работников можно обрабатывать, только чтобы соблюсти законы, помогать им в трудоустройстве, получать образование и продвигаться по службе. Кроме того, это допустимо, чтобы обеспечить личную безопасность сотрудников и сохранность имущества, а также чтобы контролировать количество и качество выполняемой работы, ст. 86 ТК. Если документ не соответствует этим целям, хранить его в компании опасно.

Второй вопрос: можно ли обойтись без документа, если необходимые сведения уже есть в компании, например в учетных формах или в трудовом договоре? Если ответ "да", хранить документы с теми же сведениями опасно. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки, ч. 5 ст. 5 Закона о персональных данных.

Копии документов при поступлении на работу.

Роскомнадзор и прокуратура оштрафует компанию или сотрудника, ответственного за обработку персональных данных, за хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета сотрудника. Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником.

Работник должен показать оригиналы документов, а кадровик - проверить их, внести данные в трудовой договор, учетные формы, например в личную карточку, форму № 10 для военнообязанных, и вернуть их сотруднику. Больше эти документы вам не нужны. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто, и в них всегда заинтересован работник.

Кроме того, копии личных документов могут содержать специальные категории персональных данных, которые работодатель не может обрабатывать без письменного согласия работника. Например, в копии паспорта может быть фото, копия свидетельства о рождении содержит сведения о национальности и т. д.

Пример

Роспотребнадзор оштрафовал компанию за хранение в личном деле сотрудника копий его паспорта, военного билета и документов из ЗАГСа.

Компания обжаловала решение в суде. Копии паспорта и военного билета работодатель хранил, чтобы обеспечить точность персональных данных, их достаточность и актуальность. Копии свидетельств о браке и рождении дочери нужны были, чтобы предоставлять гарантии, установленные законом об обязательном социальном страховании и пенсионном обеспечении.

Суд встал на сторону проверяющих. Компания хранила избыточные сведения о работнике, что нарушает требования законодательства о персональных данных. Хранение копий паспорта и военного билета не обеспечивает точность и актуальность персональных данных.

К моменту приема сотрудника на работу его дочери было больше пяти лет. Сотрудник уже не имел права на пособия, предусмотренные для граждан с детьми. А значит, у компании не было оснований хранить копию свидетельства о рождении ребенка.

Кроме того, копии документов из ЗАГСа содержат специальную категорию персональных данных - национальность. Правовых оснований для обработки такой информации у работодателя нет, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.

За хранение копий документов об образовании не накажут, если работник получил их в связи с обучением, повышением квалификации, переподготовкой по направлению работодателя, когда это требуется по закону.

Пример

Сотрудница учреждения здравоохранения прошла переподготовку по направлению работодателя. Диплом об окончании курсов переподготовки направили работодателю. Сотрудница посчитала, что он обрабатывает избыточные персональные данные, так как хранит ее диплом, и потребовала возместить связанный с этим моральный вред.

Суд встал на сторону работодателя, так как ему диплом сотрудницы не поступал. При этом суд отметил следующее. Документы об образовании или о квалификации дают его обладателю право заниматься определенной профессиональной деятельностью или выполнять конкретные трудовые функции, для которых закон определил обязательные требования к наличию квалификации по результатам дополнительного профобразования или профобучения. Таким образом, сведения об образовании, о повышении квалификации не являются избыточными, решение Советского городского районного суда города Челябинска от 15.02.2022 по делу № 2-642/2022.

Не требуйте и не храните в компании копии документов с персданными родственников сотрудника, например копии свидетельства о рождении ребенка, свидетельства о браке и др. Они не связаны с работой сотрудника, кроме того - обрабатывать их вы вправе только с письменного согласия самого родственника.

Не храните постоянно копии документов работника, которые получили, чтобы предоставить ему гарантии и компенсации по закону или в соответствии с локальными актами компании. Верните их сотруднику или уничтожьте после того, как предоставите сотруднику то, что положено по закону или по вашим внутренним локальным правилам. Хранить их дольше не нужно.

Пример

Сотрудница ООО "Альфа" попросила предоставить ей отпуск по уходу за ребенком и назначить пособие. К заявлению она приложила копию свидетельства о рождении ребенка, справку с работы мужа о том, что он не использует отпуск и не получает пособие. Кадровик проверила документы и оформила приказ о предоставлении отпуска, затем передала документы сотрудницы в бухгалтерию.

После того как бухгалтер передала документы в Социальный фонд для возмещения расходов на выплату пособия по уходу за ребенком, кадровик позвонила сотруднице и попросила ее забрать документы. Сотрудница сказала, что забирать их не будет, поэтому документы решили уничтожить.

Штраф за нарушение правил работы с персональными данными

Как избавиться от лишних документов работника

Верните сотруднику документы, как только достигнете цели, для которой получали сведения. Если он откажется их забрать либо не сможете с ним связаться, уничтожьте их.

Как уничтожать документы с персональными данными сотрудников, закон не говорит. Роскомнадзор рекомендует создать для этого комиссию либо назначить приказом ответственное лицо. Какими документами фиксировать уничтожение персданных сотрудников, работодатели пока решают сами. Можно оформить акт или зарегистрировать факт уничтожения в специальном журнале, Информация Роскомнадзора "Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных".

С 1 марта 2023 года уничтожение персональных данных сотрудников работодатели должны оформлять актом, если компания обрабатывает их без средств автоматизации. Если же данные обрабатываете с использованием средств автоматизации или одновременно с ними, уничтожение данных нужно будет оформлять актом и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персданных. Такое правило установили в Требованиях к подтверждению уничтожения персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

Можно ли хранить в компании медицинские заключения сотрудников

Да, если для допуска к работе и ее выполнения сотрудник обязан проходить предварительный или периодические медицинские осмотры. Результаты обязательного медосмотра нужны вам, чтобы соблюдать требования закона, содействовать работнику в трудоустройстве и обеспечивать его личную безопасность, ч. 1 ст. 86, ст. 220 ТК. Поэтому Роскомнадзор не сможет обвинить вас в том, что вы обрабатываете избыточную информацию о работниках.

Кроме того, эти документы вам предоставляет не сам работник, а направляет медицинская организация, которая проводит медосмотры, п. 17, 34 Порядка проведения медосмотров, утв. приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Следовательно, результаты медицинских осмотров относятся к переписке с медицинской организацией. Такую переписку работодатель должен хранить три года, ст. 635 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Важно знать!

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Пакеты документов Аутсорсинг охраны труда Учебный центр СОУТ