Изменения законодательства
Новое в работе с трудовыми книжками
Документы: Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации», Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
С 1 сентября 2021 года отменяются все ранее действовавшие нормативные документы, касающиеся ведения, хранения и учета трудовых книжек работников. И связано это не столько с постепенным переходом на электронный формат трудовых книжек, сколько с реализацией так называемой «регуляторной гильотины», т.е. отмены старых законодательных актов и замена их новыми.
Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утверждены новые правила заполнения трудовых книжек и порядок их учета. В целом требования остались прежними, но… отличия все же есть. В частности, отменены обязательные для использования формы Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей и Книги учета движения трудовых книжек, теперь работодатель может разработать их сам. Кроме того, отменено обязательное опломбирование этих книг.
Приказом Минтруда утверждены корректировки в форму трудовой книжки и вкладыша - станет больше разворотов для записей о работе и уменьшено количество разворотов для записей о награждениях. Но использовать новые бланки можно будет только с 1 января 2023г. У многих из Вас появился закономерный вопрос- кому нужны будут новые бланки трудовых книжек, если заводить их с 2021 года уже неправомерно? Видимо они могут быть использованы исключительно для выдачи дубликатов.
Законопроекты
Получить полную информацию о трудовой деятельности можно будет через «Госуслуги»
Сотрудники, на которых ведут электронные трудовые книжки, смогут получить подробную информацию о своей трудовой деятельности в личном кабинете на портале госуслуг. Об этом сообщил министр труда Антон Котяков.
Напомним, уже сейчас через «Госуслуги» сотрудник может получить информацию о трудовой деятельности. По периоду работы после 2020 года – полную. По периодам работы до 2019 года включительно – только про работодателя и время трудоустройства без информации о должности.
Со временем Минтруд планирует сделать так, что в своем личном кабинете на сайте госуслуг сотрудник сможет увидеть всю свою электронную трудовую книжку со всем опытом работы на всех предприятиях, с периодами работы и должностями, которые он занимал.
Источник: Минтруд.
Работодателям не нужно будет выдавать справки о среднем заработке
Работодателям не нужно будет выдавать справку о среднем заработке сотрудникам, которые увольняются. Проект постановления, который вносит такие изменения, опубликовали на федеральном портале правовых актов.
Согласно новому порядку, сведения о среднем заработке гражданина центры занятости смогут получать в порядке межведомственного взаимодействия из Пенсионного фонда. За исключением случаев, если в расчетный период сотрудник находился в декрете, в таком случае справку нужно будет предоставить, поскольку ПФР не сможет уточнить для центра занятости такую информацию.
Напомним, такой порядок действовал и ранее, так как в прошлом году из-за пандемии ввели временные правила регистрации россиян в качестве безработных. Теперь его предлагают установить на постоянной основе.
Источник: проект постановления Правительства от 27.07.2021.
Минтруд расширит программу субсидирования
Список соискателей, за трудоустройство которых работодатели из категории МСП получают субсидию от государства, предлагают расширить.
Законопроект предлагает расширить список соискателей, за трудоустройство которых работодатели из категории МСП получают субсидию от государства в размере более 70 тыс. рублей. Сейчас эту субсидию могут получить компании и ИП, трудоустроившие граждан, которым статус безработного оформлен по состоянию на 01.01.2021, и выпускников 2020 года, вставших на учет в ЦЗН.
Согласно проекту постановления, в перечень соискателей дополнительно включат:
-
одиноких и/или многодетных родителей, воспитывающих несовершеннолетних и детей-инвалидов;
-
граждан, получивших статус безработных по состоянию на 01.07.2021;
-
инвалидов;
-
лиц, освобожденных из учреждений, исполняющих наказание в виде лишения свободы.
Возможно, при оценке результата предоставления субсидии не станут учитывать уволенных по собственному желанию.
Напомним, что президент поручил снизить уровень безработицы к концу года до допандемийного уровня.
Власти скорректируют правила удаленной работы
Нормы по удаленной и дистанционной работам будут дополнительно урегулированы подзаконными актами. Сейчас — ТК и локальные документы работодателя.
О разработке новых подзаконных актов в сфере удаленной и дистанционной работы рассказал глава Минтруда Антон Котяков на Восточном экономическом форуме:
«Это все [удаленка и дистанционка] регулируется локальным документом между работодателем и работником, в том числе режим работы, условия выхода на работу, обеспечение работника средствами для производства, чаще всего компьютером. В принципе эта сфера в общем глобальном смысле зарегулирована, а какие-то особенности регулируются локальными актами», — отметил Котяков.
Для полного урегулирования этого вопроса на законодательном уровне до конца 2021 года будут подготовлены дополнительные подзаконные акты: «В них появятся целые разделы и документы, регламентирующие трудовые отношения с работниками на удаленке», — уточнил глава Минтруда.
Разъяснения официальных ведомств
Новое разъяснение Минтруда относительно разделения отпуска на части
Источник: Письмо Минтруда России от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477
Часто задают вопросы относительно «дробления» ежегодного отпуска на части (например, по 1-2 дня), а также возможности оформления этих маленьких частичек отпуска по выходным дням.
Минтруд в своем последнем разъяснении указал следующее: ТК РФ регламентирует продолжительность только одной части ежегодного отпуска, которая должна быть не менее 14 календарных дней. Относительно предоставления остальных частей отпуска, а также о дне начала отпуска (рабочий день или выходной) работодатель и работник договариваются.
А значит отпуск допускается «дробить» на маленькие части и предоставлять его в выходные дни, поскольку ТК РФ не содержит норм, обязывающих либо запрещающих устанавливать день начала (окончания) отпуска в выходной день.
Роструд разъяснил, относят ли информацию о зарплате и штатное расписание к коммерческой тайне
Сведения о зарплате, указанные в трудовом договоре, а также размер компенсации при увольнении и штатное расписание закон не относит к информации, которая является коммерческой тайной. Такие разъяснения дали эксперты Роструда.
Как объяснили эксперты ведомства, коммерческая тайна – это сведения, обладая которыми компания может увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке или получить другие коммерческие преимущества.
При этом закон устанавливает ограничения на применение режима коммерческой тайны. Этот режим нельзя применять в отношении сведений о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости. Поэтому работодатель не вправе установить режим коммерческой тайны в отношении сведений о штатном расписании, выплатах при увольнении и системе оплаты, которую установили работнику трудовым договором.
Минтруд рассказал об отстранении непривитых
Источник: Письмо от 10.08.2021 № 14–2/ООГ-7691
Минтруд уточнил, что разъяснения об отстранении непривитых сотрудников носят рекомендательный характер, не являются НПА и не формируют новые обязательства для работодателя и работника.
Ранее Минтруд вместе с Роспотребнадзором разъясняли, что отказавшихся от прививки нужно отстранять от работы и работодатели обязаны обеспечить вакцинацию не менее 80 процентов персонала. Но ТК не позволяет отстранять от работы на основании постановлений главных санитарных врачей субъектов РФ. Да и в самих этих постановлениях ничего про отстранение не говорится. Минтруд пояснил, что требования о вакцинации носят рекомендательный характер. Прививка против COVID-19 внесена в календарь профилактических прививок, а необходимость вакцинации определяет главный санитарный врач региона. Отказ от вакцинации чреват отстранением лишь для тех, кто занят на работах с высоким риском заболевания инфекционными болезнями. Перечень таких работ утвержден постановлением Правительства от 15.07.1999 № 825. Допоснование для отстранения от работы носителей возбудителей инфекционных заболеваний предусмотрено п. 2 ст. 33, подп. 6 п. 1 ст. 51 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ. Оснований для отстранения отказывающихся от прививки в этом законе нет.
Роструд: при смене фамилии работником оформлять допсоглашение не нужно
Источник: Письмо Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1
Ведомство указало, что при изменении таких сведений, как, например, фамилия, имя, отчество и информация о паспорте работника, допсоглашение с ним заключать не требуется. Новые данные нужно внести непосредственно в текст трудового договора.
За сдачу крови на больничном положен только один выходной
Работодатель должен предоставить сотруднику-донору, сдавшему кровь во время больничного, только один выходной день. Такого мнение придерживается Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф.
При сдаче крове во время ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день сотруднику предоставляется другой выходной. На это указывает ч. 3 ст. 186 ТК.
Временная нетрудоспособность в этой статье ТК не указана. Поэтому, при сдаче крови на больничном сотруднику не положен выходной за день сдачи крови. А вот допвыходной за день после сдачи крови предоставить надо.
Судебная практика
ВС РФ напомнил: срок трудового договора не должен зависеть от срока действия договора с контрагентом
Источник: Определение ВС РФ от 19.07.2021 № 85-КГПР21-1-К1
Чтобы оказывать услуги питания войсковой части по ГПД, организация заключила срочный трудовой договор с поваром. Когда с контрагентом подписывали новые договоры, с сотрудником оформляли дополнительные соглашения о продлении срока работы. Затем услуги войсковой части оказывать перестали, сотрудника уволили. Прокурор города обратился в суд, чтобы признать трудовой договор бессрочным и восстановить сотрудника в должности.
Первая инстанция требования не удовлетворила. Услуги по договору с контрагентом говорят о срочном характере трудовых отношений. Работник соглашался с такими условиями. Процедура увольнения не нарушена. Апелляция и кассация с решением согласились.
ВС РФ указал на ошибки судов, в том числе на то, что они не учли позицию КС РФ. Работник не должен делить с организацией риски, связанные с осуществлением ею уставной деятельности. Поэтому занятость сотрудника не должна зависеть от заключения договора с заказчиком услуг. Дело направлено на новое рассмотрение.
Совместителя с маленьким ребенком нельзя уволить в связи с приемом на работу основного работника
Источник: Определение Пятого КСОЮ от 03.08.2021 по делу № 88–4967/2021
Увольнение совместителя в связи с наймом сотрудника, для которого эта работа будет основной, происходит по инициативе работодателя, а значит, недопустимо в отношении работника с ребенком до трех лет.
Работодатель уволил главбуха-совместителя в связи с трудоустройством сотрудницы, для которой эта работа будет основной. Работница с увольнением не согласилась, так как считала, что оно произошло по инициативе работодателя в то время, когда ее ребенку нет еще и полугода.
Первая инстанция и апелляция признали увольнение законным. Однако кассация отправила дело на новое рассмотрение. Кассационный суд указал, что поскольку прием на работу основного сотрудника происходит по инициативе работодателя, то и последующее за этим увольнение совместителя — тоже. При этом суд подчеркнул, что на совместителей распространяются почти все гарантии, предусмотренные ТК, в том числе запрет на увольнение по инициативе работодателя женщин с детьми до трех лет и одиноких матерей детей до 14 лет. Нижестоящие суды эти положения не учли.
Как донор доказала, что за одну ночную смену две справки не нужны
Предмет спора: признать положение ПВТР незаконным, обязать предоставить донорские дни за смену и взыскать оплату за них.
Результат: суды удовлетворили требования частично.
Источники: решение Ангарского городского суда Иркутской области от 05.10.2020 по делу № 2–3604/2020, апелляционное определение Иркутского областного суда от 25.01.2021 по делу № 33–169/2021, определение Восьмого КСОЮ от 10.06.2021 по делу № 88–10165/2021.
В декабре 2012 года Ольгу (имя изменено) приняли на работу лаборантом химического анализа с вредными условиями труда. Работнице установили суммированный учет рабочего времени и график сменности. Продолжительность смены — 12 часов, из них 11 часов 15 минут — рабочее время, 45 минут — обед.
С 2012 года Ольга — активный донор крови. В новой редакции ПВТР работодатель установил, что по одной донорской справке компенсации подлежит один календарный день отдыха и количество рабочих часов, приходящихся на этот день. Если смена выпадает на два календарных дня при работе в ночь, работник должен предоставить две справки. Например, когда ночная смена начинается в 20 часов 00 минут 1 июня, а заканчивается в 8 часов 00 минут 2 июня.
Ольге предоставили гарантии за донорство по новым ПВТР, оплатив не два календарных дня, а один. Она с этим не согласилась и обратилась в суд. Работница просила признать положение новых ПВТР незаконным, предоставить донорские дни с учетом полной смены с сохранением среднечасового заработка за всю смену, взыскать оплату за донорские дни, компенсировать моральный вред и расходы на представителя.
Позиция работницы: работодатель нарушил гарантии, предоставленные Конституцией, ТК и иными НПА
Ольга утверждала, что работодатель ставил ее в неравное положение с работниками, которые работали в обычном режиме, например с 9 часов 00 минут до 18 часов 00 минут, и в нормальных условиях труда. Она работала во вредных условиях труда при сменном графике и суммированном учете рабочего времени. Календарный день для работницы не являлся рабочим днем, ее рабочее время обусловлено только сменой, которая может начинаться и заканчиваться в два разных календарных дня.
Работодатель неверно определил периоды, подлежащие оплате, и неправомерно требовал две справки, чтобы предоставить гарантии за сдачу крови и ее компонентов за полную смену. По одной справке компания оплачивала донору только часть смены. Работодатель обязан оплатить смену полностью с учетом среднечасового заработка, предоставить дополнительный день отдыха согласно ст. 186 ТК. За одну ночную смену работница отдавала две справки, но оплату получала как за одну и лишалась дополнительного дня отдыха и компенсации.
Кроме того, сразу после ночной смены следует так называемый «отсыпной» день отдыха. Работодатель принуждал Ольгу использовать этот день одновременно с тем днем, который закон гарантирует донору для восстановления организма.
Позиция работодателя: работница путает понятия дня и смены
Работодатель считал, что рабочий день — это смена, а в спорной ситуации речь идет о днях отдыха, поэтому работница путает понятия дня и смены (ст. 186 ТК). Ночная смена приходится на два календарных дня, а справка покрывает только один. Работодатель утверждал, что требование двух справок обоснованное, так как работник отдыхает первый и второй день. Первый — полностью свободные от работы сутки. Работодатель производил донорские выплаты не по справкам, а пропорционально времени, в которое работник не исполнял трудовые обязанности, исходя из средней зарплаты. Кроме того, работодатель утверждал, что работница пропустила срок исковой давности в части оспаривания ПВТР.
Позиции судов: права работницы нарушены
Суд первой инстанции удовлетворил требования Ольги частично. В требовании о признании противоречащим закону положения ПВТР отказал.
Из решения городского суда:
«Работник не может обжаловать сам локальный акт, он вправе оспорить применение локального акта в отношении него и последствия применения в отношении него этого локального акта».
Суд установил, что действие одной донорской справки распространяется на одну ночную смену, даже если часть смены приходится на следующий календарный день. Продолжительность работы в ночное время равна продолжительности работы днем. Учитывая особенности непрерывного производства предприятия, разделение смены на части невозможно. Установленная графиком работы ночная смена не прерывается и не делится на временные части в зависимости от истечения суток.
Отработать одну часть смены отдельно от другой работник не может, значит, за ночную смену нужно предоставить лишь одну справку, а не две. Работодатель должен предоставить работнику день отдыха, равный полной рабочей смене в 11 часов 15 минут, с сохранением среднего часового заработка.
Из решения городского суда:
«…предоставление дня отдыха с сохранением среднего заработка при сменном графике работы предполагает предоставление для отдыха не дня в календарном его понимании, а смены, установленной графиком сменности продолжительности рабочего времени, в том числе и приходящейся на два календарных дня».
Таким образом, суд обязал работодателя предоставлять работнице день отдыха за сдачу крови и ее компонентов, учитывая полный рабочий день, в том числе за ночную смену, которая состоит из двух календарных дней, с сохранением среднего часового заработка, а также дополнительный день отдыха в виде календарного дня независимо от продолжительности рабочей смены, взыскал недополученную оплату среднего заработка за донорские дни, компенсацию морального вреда и расходы на оплату услуг представителя.
Работодатель не согласился с решением городского суда и обжаловал его в апелляцию, а затем в кассацию, которые поддержали выводы суда первой инстанции. Суды подтвердили, что нельзя делить рабочую ночную смену на части, даже если она состоит из двух календарных дней.
Из решения Восьмого КСОЮ:
«Из смысла гл. 16 ТК РФ следует, что трудовое законодательство уравнивает понятие рабочего дня и смены. А потому <…> работодатель обязан предоставить работнику день отдыха за день (смену) сдачи крови и ее компонентов».
Суды подчеркнули, что если работника-донора обязывают предоставить вторую справку за другую половину ночной смены, то работодатель тем самым лишает его права на дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи крови и ее компонентов в любое время, а также оплаты за этот день в размере среднего заработка. Закон не ставит предоставление донорам дней отдыха и дополнительных дней в зависимость от установленного у работодателя режима рабочего времени.
Вопрос-ответ
Как следует поступить работодателю, если беременная сотрудница отказывается от перевода на легкий труд?
Если сотрудница отказывается предоставить справку о беременности и написать заявление о переводе на легкий труд, то прямых указаний по этому поводу в законе нет.
В подобной ситуации действуйте следующим образом.
Проведите беседу с беременной сотрудницей при свидетелях, например юрисконсульте, непосредственном руководителе, представителях отдела кадров и службы охраны труда. Основная цель – информировать женщину о необходимости изменения условий труда, чтобы сохранить ее здоровье и здоровье ребенка, убедить ее принести медицинскую справку и написать заявление о переводе на легкий труд.
Далее либо сотрудница приносит необходимые документы и работодатель переводит ее на легкий труд или освобождает от работы с сохранением среднего заработка, либо она отказывается предоставить документы.
Если женщина все-таки отказывается предоставить документы, оформите акт об отказе сотрудницы предоставить медицинское заключение. Акт составьте в произвольной форме и подпишите у всех присутствующих, в том числе у самой сотрудницы. Если она откажется ставить подпись, составьте и акт об отказе от подписания документа.
С одной стороны, у работодателя нет медицинского заключения и заявления, с другой – факт беременности сотрудница не отрицает и есть акт об отказе оформить перевод на другую работу. Ни уволить, ни перевести на другую работу или изменить принудительно условия труда без ее согласия тоже не получится. Нельзя даже официально отстранить сотрудницу от работы, например, до представления необходимых документов, так как такого основания закон не устанавливает.
Получается, что сотрудница добровольно отказывается от своих гарантий и работодатель не несет ответственности за то, что не предоставит их.
Кроме того, в законе нет норм, которые обязывают женщин извещать работодателя об изменении состояния своего здоровья, в том числе о беременности.
Какие документы и копии документов нельзя хранить в личном деле?
Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой.
Копии личных документов сотрудника, которые вам нужны, чтобы оформить прием на работу, в личном деле хранить нельзя. Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником. Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы. А сотрудник кадровой службы – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Оставите копии личных документов сотрудника в личном деле – Роскомнадзор посчитает, что вы нарушили правила обработки персональных данных.
Так, нельзя хранить в личном деле копии:
-
паспорта;
-
СНИЛС;
-
военного билета;
-
диплома об образовании;
-
свидетельства о заключении брака;
-
свидетельства о расторжении брака;
-
свидетельства о рождении ребенка;
-
свидетельства о перемене имени.
Исключение закон сделал для государственных и муниципальных служащих. В их личные дела работодатели обязаны включать ряд документов. Например, копии паспортов (положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).
Судебная практика показывает, что другие работодатели не вправе хранить копии личных документов работников, если на то нет достаточных оснований. Смотрите, например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.
Чтобы проверить ваши личные дела на опасные документы, используйте наш интерактивный чек-лист. Результат проверки покажет, какие документы можно оставить в личном деле, а какие – надо срочно убрать, и объяснит почему.
Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, пока не достигли цели, для которой их снимали. Документы, которые вам больше не нужны, уничтожьте. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили. Срок – 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).
Как уничтожить документы, определите сами, порядок закон не устанавливает (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Если Роскомнадзор найдет в ваших личных делах документы, которые вы не вправе хранить, обяжут уничтожить копии документов и оштрафуют на сумму от 60 тыс. до 100 тыс. руб.
Как отразить в табеле прогул, если сотрудник прогулял не весь день, а только его часть?
В табеле нужно отразить двойной код и прогула, и явки с указанием фактических часов работы сотрудника.
Работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени каждого сотрудника (ст. 91 ТК). Поэтому если сотрудник отсутствовал на работе часть дня и по итогам дисциплинарного расследования работодатель признал причины отсутствия неуважительными, то в табеле нужно зафиксировать и частичную явку, и факт прогула.
Если организация применяет унифицированные формы, то в табеле учета рабочего времени проставьте двойной код «Я/ПР» (ф. Т-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Также укажите часы, которые сотрудник фактически отработал в этот день. Например, не 8 стандартных часов, а 2, если сотрудник присутствовал на работе 2 часа, а остальные 6 прогулял. Эти часы работодатель оплачивает в общем порядке. То есть по итогам месяца работник получает зарплату пропорционально фактически отработанному времени.
Если организация применяет самостоятельно разработанную форму табеля, также отразите два кода, которые соответствуют явке и прогулу, и проставьте количество отработанных часов.
В течение какого срока работодатель обязан оформить приказ о переводе беременной сотрудницы на другую должность на основании медицинского заключения?
Трудовое законодательство не определяет срок перевода на другую должность в связи с беременностью. По нашему мнению, это необходимо сделать немедленно после того, как работодатель получит соответствующее заявление сотрудницы.
Согласно ч.1 ст.254 ТК РФ беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению снижаются нормы выработки, нормы обслуживания либо эти женщины переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе.
До предоставления беременной женщине другой работы, исключающей воздействие неблагоприятных производственных факторов, она подлежит освобождению от работы с сохранением среднего заработка за все пропущенные вследствие этого рабочие дни за счет средств работодателя (ч.2 ст.254 ТК РФ).
Полезная статья: позиции и мнения экспертов (не является нормативным документом)
Новый регламент проверок Роскомнадзора. Как теперь проверят вашу работу с персданными.
Роскомнадзор может проверить вас по плану и вне плана. Проверки могут быть документарными или выездными. Выездную инспектор теперь вправе заменить на новый вид контроля — инспекционный визит, который проходит за один рабочий день. Новые виды проверок, которые не предполагают взаимодействие с работодателем, Роскомнадзор, в отличие от ГИТ, проводить не будет (п. 6 Положения, утв. постановлением Правительства от 29.06.2021 № 1046).
Обращайте внимание на решение о проверке — точнее, на должность того, кто его вынес. Принять решение вправе глава Роскомнадзора и его заместители, а также руководители территориальных органов ведомства и их заместители. Речь об управлениях и территориальных отделах Роскомнадзора вашего региона. Поэтому если в решении у чиновника другая должность, проверка незаконна. А у настоящего инспектора Роскомнадзора при проверке будет много возможностей. Он может запросить у вас документы и письменные объяснения и даже вызвать полицию.
Какие у инспектора Роскомнадзора права при проверке
Проверят документы и узнают про меры безопасности
Инспектор проверит обязательные документы по персональным данным: локальные акты, приказы, согласия и т. д. Также проверяющий проконтролирует меры защиты информации, которые вы применяете в организации. Какие документы по персданным нужно актуализировать уже сейчас, чтобы подготовиться к визиту инспектора?
Положения и политика. Первое, что проверит инспектор, — положение о персональных данных. Этот документ обязателен для всех работодателей. Утверждать ли политику обработки персданных, решайте сами. Если у вас есть сайт и вы собираете там данные посетителей, документ обязателен. Если сайта нет или это сайт-визитка, где даже на рассылку подписаться нельзя, политика вам не нужна.
Если не прописали порядок, по которому допускаете сотрудников компании к персданным коллег, утвердите еще один локальный акт. Можете назвать его, например, регламентом допуска к персональным данным работников. Зафиксируйте, кого из сотрудников и к какой информации допустили в рамках их должностных обязанностей.
Приказ о назначении ответственного. Руководитель организации обязан назначить сотрудника, который будет отвечать за персональные данные в организации в целом. Такой ответственный должен быть один. Если директор назначит нескольких или возьмет задачу на себя, инспектор может оштрафовать и его, и организацию.
Согласия сотрудников. Обрабатывать персональные данные без согласия работников рискованно. С одной стороны, чтобы заключить трудовой договор, согласие не нужно. Но только если вы просите информацию, которую требует собирать закон. Возьмете номер личного мобильного или адрес электронной почты сотрудника, и без согласия уже не обойтись. Поэтому документ лучше получать сразу при приеме на работу. А если до приема просите предоставить вам информацию, которую не нашли в резюме, — на этапе собеседования.
Согласие на обработку персданных — не единственный документ, который попросит показать инспектор, если поймет, что вы передаете персданные сотрудников третьим лицам. В этом случае вы должны получить отдельное согласие. Как его оформить, зависит от того, адресно вы передаете информацию или без ограничений. Например, если передаете данные о сотруднике в конкретный банк, можете оформить отдельное согласие на обработку персональных данных и указать единственное действие с его персданными — предоставление.
Если же передаете данные неограниченному кругу лиц — размещаете на сайте компании или на стенде при входе в офис, тогда получите согласие на распространение персданных. Сотрудник может написать в нем, что запрещает или ограничивает передачу личной информации. Исходя из этого, решайте, удалять информацию с сайта и стенда или размещать дополнительную о том, какие запреты и ограничения установил сотрудник.
Письменное согласие инспектор вправе требовать, только если вы обрабатываете специальные категории персональных данных, биометрические данные или передаете персональные данные третьим лицам и за границу в страны, которые не обеспечивают адекватную защиту информации. В остальных случаях такие требования неправомерны, ст. 10–12 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 88 ТК.
Уведомление Роскомнадзора. Уведомлять Роскомнадзор о том, что обрабатываете информацию исключительно в целях трудового законодательства, не нужно. Но учтите, что отчеты, например в военкомат, налоговую и центр занятости, уже не имеют отношения к трудовому законодательству. Поэтому формально попасть в реестр операторов должны все без исключения работодатели. Об этом косвенно свидетельствуют письма Роскомнадзора тем работодателям, которых они не нашли в реестре операторов, но узнали о них в рамках межведомственного взаимодействия.
Если сведения, которые подавали в реестр изначально, изменились, об этом тоже нужно уведомить Роскомнадзор. Написать письмо об изменениях не сложнее, чем подать первое уведомление. Достаточно заполнить форму на сайте pd.rkn.gov.ru.
Услуги Правовой защиты
С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.
Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.
