Обзор для кадровика за период с 15.02.2020 г. по 14.03.2020 г.

Новое в законодательстве

Минтруд утвердил новый порядок, по которому работникам установят инвалидность

Документ: Приказ Минтруда от 28.11.2019г. № 742н «Об утверждении Порядка установления причин инвалидности»

Вступает в силу: 07 марта 2020 года

Минтруд опубликовал новый порядок установления причин инвалидности, в том числе после несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Ранее инвалидность устанавливали в соответствии с разъяснением Минтруда от 15.04.2003 № 17.

По новым правилам, для того чтобы установить «трудовое увечье», нужны акт о НС по форме Н-1, решение суда об установлении факта НС на производстве и заключение о причинах повреждения здоровья от госинспектора по охране труда.

Минтруд утвердил форму СТД-Р

Документ: Приказ Минтруда России от 20.01.2020 N 23н "Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения" (вместе с "Порядком заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)" и формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)")

Вступает в силу: 07 марта 2020 года

По форме СТД-Р работодатели должны предоставлять информацию о трудовой деятельности в организации сотрудникам, отказавшимся от ведения трудовой книжки. Приказ Минтруда вступает в силу 7 марта.

Выдавать документ нужно по запросу работника и при его увольнении. Сотрудник вправе выбрать, в какой форме получить сведения. Электронную СТД-Р следует заверять усиленной квалифицированной электронной подписью, бумажную — подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).

Росархив утвердил новые сроки хранения кадровых документов

Документ:  Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"

Вступает в силу: 18 февраля 2020 года

Росархив опубликовал новый перечень типовых управленческих архивных документов и изменил сроки их хранения.

Так, график отпусков придется хранить три года, а не год, как раньше. Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков нужно хранить пять лет вместо трех.

Некоторым кадровым документам уменьшили срок хранения. Среди них:

- документы о дисциплинарных взысканиях – храните три года вместо пяти лет;

- заявки о потребности в иностранцах – храните год вместо пяти лет;

- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – храните пять лет, а не постоянно;

- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – храните 45 лет, а не постоянно.

Срок хранения некоторых кадровых документов привели в соответствие с законом. Среди них – трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Если делопроизводство по ним закончено до 1 января 2003 года, то такие документы хранят 75 лет, если после – 50 лет.

Для некоторых кадровых документов введут отдельный срок хранения:

- уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года;

- заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – год;

- журналы, книги учета инструктажа по охране труда – 45 лет.

Законопроекты

Сотрудники от 40 лет получат ежегодный дополнительный выходной для диспансеризации

Источник: проект Федерального закона от 25.02.2020 № 907930-7

Правительство предложило внести изменения в статью 185.1 Трудового кодекса. Поправка позволит сотрудникам от 40 лет и старше ежегодно брать дополнительный выходной день, чтобы пройти диспансеризацию.

Напомним, что сейчас такие сотрудники могут взять дополнительный выходной день для диспансеризации один раз в три года.

Разъяснения официальных ведомств

ПФР обновил и дополнил примеры заполнения формы СЗВ-ТД

Источник: Информация ПФР от 20.02.2020 № б/н

ПФР обновил шесть примеров и представил два новых примера, как заполнить форму для случаев:

- перевода сотрудника на другую должность;

- подачи сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;

- подачи ошибочных сведений;

- приема сотрудника на работу;

- приема на работу по совместительству;

- переименования организации;

- перевода сотрудника и присвоения ему квалификации;

- перевода сотрудника и увольнения по собственному желанию.

Примеры можно найти  в материалах рассылки.

Минтруд ответил, как сделать запись в трудовой книжке о том, что работник от нее отказался

Документ: Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150

Каждый сотрудник до конца года должен решить, сохранять ли за собой бумажную трудовую книжку. Если он от нее откажется, сведения о трудовой деятельности работодатель будет формировать только в электронном виде. При этом трудовую книжку нужно отдать сотруднику в день подачи заявления.

Минтруд разъяснил, как сделать запись в трудовой книжке об отказе работника от нее.

Приведем пример записи.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки" нужно сделать следующую запись: "Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)". В этой же графе сотрудник расписывается в подтверждение того, что получил трудовую книжку.

Как организовать обучение сотрудника во внерабочее время: разъяснение Роструда

Документ: Письмо Роструда от 24.01.2020 N ПГ/37449-6-1

Ведомство указало, что направить сотрудника на обучение за пределами рабочего времени, например вечером или в выходной, можно только с его согласия.

В таком случае придется действовать, как при сверхурочной работе или работе в выходные и праздники: оплачивать период обучения в повышенном размере или предоставлять дополнительное время отдыха. Условие об этом следует предусмотреть в соглашении с сотрудником, например в ученическом договоре. Кроме того, гарантии при направлении работников на обучение можно установить в коллективном договоре, локальных нормативных актах.

Судебная практика

Конституционный суд разъяснил, какое условие нужно включать в ученический договор

Источник: Определение Конституционного Суда от 30 января 2020 г. N 167-О

Конституционный суд объяснил, обязан ли работодателю включать в ученический договор конкретную квалификацию, которую приобретет ученик.

Так, работодатель подал жалобу в связи с тем, что нормы ТК не обязывает организацию обеспечивать получение учеником конкретного образования либо квалификации по итогам обучения. С такой оценкой не согласился КС. Он указал, что спорная норма ст. 199 ТК предполагает заключение ученического договора по соглашению сторон с обязательным включением в него условия о конкретной квалификации, которую приобретет ученик.

В уведомлении о сокращении необязательно давать всю информацию о вакансиях, указал суд

Источник: Апелляционное определение Свердловского областного суда от 15.08.2019 по делу N 33-13153/2019

Работник обжаловал сокращение. Среди прочего он предъявил претензии к уведомлению со списком вакансий. В данном уведомлении не были указаны зарплата и требования к квалификации по должностям. Из-за этого работник не смог сделать выбор.

Суд доводы уволенного отклонил. Сотрудник не доказал, что работодатель отказался представлять дополнительную информацию о вакансиях. Работнику предложили все подходящие должности в организации, этого было достаточно.

Как избежать обвинений в дискриминации работников? Судебная  практика

ТК РФ запрещает ограничивать в правах одних сотрудников и давать преимущества другим, если это не связано с деловыми качествами. Обзор поможет разобраться, как действовать, чтобы суд не увидел нарушений.

Дискриминация грозит работодателю:

- затратами на восстановление нарушенных прав и возмещение материального ущерба;

- компенсацией морального вреда;

- административным штрафом;

- уголовной ответственностью (например, за необоснованный отказ в приеме на работу женщины из-за ее беременности).

Прием на работу

Будьте осторожны, отказывая инвалиду в трудоустройстве. Сама по себе инвалидность не означает, что работника обязательно нужно принимать в организацию. Однако действовать следует осмотрительно. Не получится отказать инвалиду в приеме из-за того, что ему невозможно организовать необходимые условия труда. По мнению Верховного суда, создание специального места — это забота работодателя, а не повод оставить инвалида без работы.

Не удастся скрыть дискриминацию и за политикой организации. Так, работодатель не стал трудоустраивать инвалида, который пользуется помощью собаки-поводыря. Причина — корпоративная этика запрещает находиться животным в офисе. Суд признал отказ необоснованным.

Работодатель вправе отказать инвалиду в приеме, сославшись на факты, не связанные с состоянием здоровья кандидата. Например, может отсутствовать вакансия или у соискателя недостаточно опыта.

Зарплата

Не устанавливайте исключения в отношении зарплаты, не связанные с деловыми качествами работников. На сходных должностях сотрудники могут зарабатывать разные суммы. Оклад зависит не только от квалификации сотрудника, но и от сложности работы, количества и качества затраченного труда. То же самое касается и премии. Если ее размер или сам факт начисления зависит от результатов работы, дискриминации не будет. Об этом говорили Мосгорсуд, Свердловский областной суд.

Закрепляйте четкие условия премирования, если не хотите платить уволенным работникам. Сотрудник отработал полностью или частично период, за который начисляется премия, но уволился раньше, чем ее выплатили. Положено ли ему вознаграждение, суды не дают единого ответа.

Так, Нижегородский областной суд не видит нарушения в том, что для получения премии сотрудник должен полностью отработать отчетный период. Мосгорсуд признает законным условие о премировании только тех, кто состоит в штате на момент принятия решения о вознаграждении.

А вот Верховный суд Республики Карелия считает: невыплата годовой премии бывшему сотруднику, отработавшему большую часть года, ставит его в неравное положение с теми, кто остался. Новосибирский областной суд признал дискриминацией тот факт, что работник может получить премию по итогам года только при увольнении в связи с выходом на пенсию. Такое условие ограничивает права сотрудников, которые вознаграждение "отработали", но были уволены по иному основанию.

Чтобы избежать спорных ситуаций, закрепите в коллективном договоре, локальном нормативном акте, приказе о премировании четкие условия выплаты вознаграждения.

Дополнительные выплаты

Избегайте преференций для профсоюзных работников. Преимущества обычно закрепляют профсоюз и работодатель в коллективном договоре, но деньгами в итоге отвечает последний. Не устанавливайте льготы для членов профсоюза или работников, чьи интересы он представляет, в частности:

- матпомощь к отпуску;

- компенсацию в связи с несчастным случаем.

Такие условия говорят о дискриминации остальных работников. Подтверждение можно найти у Кемеровского областного суда и Верховного суда Республики Коми.

Не предоставляйте дополнительные гарантии только женщинам. Желание улучшить жизнь женщины в декрете может обернуться обвинением в дискриминации. Приведем пример. Работодатель установил доплату к ежемесячному пособию по уходу за ребенком, но воспользоваться ею могли только женщины. Работник-мужчина доказал в суде что незаконно лишен выплат, ведь право на пособие имеют как мать, так и другие лица, осуществляющие уход за ребенком. В итоге суд взыскал с организации и доплату, и моральный вред.

Суд разобрался, можно ли сократить работника в выходной день

Источник: Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.11.2019 по делу N 33-18662/2019

Сотрудника уведомили о предстоящем сокращении. В последний день работы он болел, поэтому дату увольнения перенесли. В пятницу работник закрыл больничный лист, в субботу его уволили. Этот день для сотрудника был выходным, поэтому он счел действия организации незаконными.

Суд встал на сторону работодателя. Законом не запрещено расторгать трудовой договор в выходной день, ведь за сотрудником на этот период сохраняется место работы.

К подобному выводу суды приходили и ранее, например Мосгорсуд, Рязанский областной суд. Минтруд придерживается аналогичной позиции.

Некоторые суды, в частности Челябинский областной суд, считают увольнение в выходной незаконным.

Поскольку практика неоднозначна, лучше переносить дату сокращения на ближайший рабочий день.

Вопрос-ответ

Можно ли оформить дополнительный отпуск за вредные условия отдельно от основного?

Да, можно. При расчете общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируют с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК). Ежегодный отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон. При этом хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно.

Если администрация организации не возражает, то сотрудник вправе использовать даже по несколько дней отпуска из оставшейся половины. В том числе сотрудник может использовать дополнительный отпуск за вредные условия труда отдельно от основного. Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в статье 125 ТК.

• Является ли обязательным наличие в организации Положения об оплате труда, если есть Правила трудового распорядка, в которых прописаны порядок оплаты труда и порядок индексации заработка?
• Действующее трудовое законодательство определяет Правила внутреннего трудового распорядка как локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. В соответствии со ст. 135 ТК РФ, работодатель самостоятельно устанавливает систему (системы) оплаты труда в организации и утверждает ее в коллективном договоре или другом локальном акте. В законе не указано, как именно должен называться локальный нормативный акт, устанавливающий систему оплаты труда. Важно только, чтобы в нем содержались сведения о том, какую систему оплаты труда применяет работодатель, какие установлены доплаты  и надбавки и порядок их выплаты, и др. Как правило, система оплаты труда регулируется разделом коллективного договора или отдельным локальным актом, а Правила трудового распорядка определяют только трудовой режим и распорядок работы в организации.  Однако если Вы установите систему оплаты труда в Правилах трудового распорядка, это не будет противоречить действующему трудовому законодательству.

Нужно ли включать в отчет по форме СЗВ-ТД за январь сведения обо всех предыдущих местах работы сотрудника?

Нет, не нужно. Когда заполняете форму СЗВ-ТД на сотрудника впервые в 2020 году, одновременно с кадровыми изменениями предоставьте сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года. То есть о последнем на эту дату кадровом изменении (п. 1.7 порядка, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п). Например, сотрудника перевели в январе 2020 года на другую должность, тогда в форме СЗВ-ТД за январь укажите его перевод и отдельной строкой – его текущий период работы на 1 января 2020 года, то есть на какой должности и с какого числа он работал.

За сколько дней можно издать приказ об увольнении по собственному желанию?

Приказ на увольнение можно издать как в последний рабочий день сотрудника, так и заранее.

Увольнение сотрудника оформляют приказом. Такой приказ издают по унифицированной форме № Т-8 или по самостоятельно разработанной форме. Издать приказ на увольнение и подписать его можно как в последний рабочий день сотрудника, так и заранее. Никаких ограничений на этот счет в законе нет (апелляционное определение Алтайского краевого суда от 26.11.2013 № 33-9680/2013).

Можно ли перевести временно на другую работу сотрудника, с которым заключили срочный трудовой договор, с сохранением условий о срочности?

Да, можно. Сотрудника, который работает по срочному трудовому договору, можно временно перевести на другую должность. При этом срок временного перевода не должен превысить срок, на который заключили трудовой договор. Для этого оформите временный перевод приказом руководителя по унифицированной форме № Т-5 или по самостоятельно разработанной форме (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись и внесите запись о временном переводе в личную карточку сотрудника. Когда срок временного перевода закончится, предоставьте сотруднику прежнюю работу. Если по окончании срока перевода сотрудник не вернулся к прежней работе, то временный перевод по письменному соглашению сторон станет постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК). В этом случае трудовой договор станет бессрочным.

Памятка

Работник не обязан сообщать вам о том, что изменил паспортные данные, семейное положение, стал инвалидом или лишился водительских прав. Закон этого не требует. Но в ваших интересах узнать об этом как можно быстрее. Иначе допустите ошибки в отчетах, а компания не предоставит работнику необходимые гарантии или, наоборот, не сможет своевременно отстранить его от работы. Все это, в свою очередь, приведет к вопросам проверяющих органов и штрафам. Закрепите в ПВТР, в какой срок работник должен сообщать об изменении персональных данных
Закон не обязывает сотрудников сообщать работодателю о смене фамилии, места жительства или иных персональных данных. Но вы можете закрепить такую обязанность в локальном акте, например ПВТР, или в трудовом договоре работника. Такое положение не будет противоречить закону и ухудшать положение работника. Укажите срок, в который сотрудник должен сообщить об изменении личных данных. Он должен быть разумным — например, от трех до семи рабочих дней.

Предлагаем  к использованию памятку для сотрудников:

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Пакеты документов Аутсорсинг охраны труда Учебный центр СОУТ