Порядок выплаты материальной помощи устанавливается коллективным договором или в соответствующем положении организации, где нужно предусмотреть:
основания оказания работникам материальной помощи;
размер материальной помощи или порядок его определения;
документы, которые должен представить работник для получения материальной помощи (например, свидетельство о рождении ребенка, акт о хищении имущества, о пожаре);
сроки выплаты матпомощи после представления работником документов.
Основанием для выплаты материальной помощи является приказ руководителя.
В нем указываются:
фамилия, имя и отчество работника;
причина выдачи материальной помощи (рождение ребенка, тяжелое материальное положение сотрудника и т. д.);
сумма материальной помощи.
Материальная помощь может быть предоставлена на основании заявления работника без составления приказа руководителя.
В этом случае в заявлении должна быть указана причина, по которой работник просит оказать помощь, а руководитель отражает сумму оказываемой помощи и ставит подпись.
НДФЛ и взносы с матпомощи
Порядок обложения указанной выплаты налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами зависит от причины ее назначения и правильного документального оформления.
Рождение ребенка
Материальная помощь может предоставляться работникам при рождении или усыновлении (удочерении) ребенка в течение первого года после этого. Вместе с заявлением на выдачу материальной помощи работник должен представить копию свидетельства о рождении или усыновлении (удочерении) ребенка.
Указанная выплата не облагается НДФЛ в соответствии с пунктом 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Правда, при условии, что сумма выплаты не превышает 50 тыс. руб.
ФНС России указывает, что освобождение от налога предоставляется только одному из родителей по их выбору либо двум родителям из расчета общей суммы выплаты в размере 50 тыс. руб. на двоих (письмо от 28 ноября 2013 г. № БС-4-11/21330).
Хотя в Налоговом кодексе РФ такого ограничения нет. Также налоговики отмечают, что ответственность за правильность удержания налога возлагается на работодателя (письмо от 2 апреля 2013 г. № ЕД-17-3/36@). Поэтому для подтверждения того, что матпомощь была (или не была) оказана, один из родителей может представить в организацию любой документ, указывающий на данный факт (например, справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ), либо заявление, подписанное другим родителем, что ему материальная поддержка не оказывалась. Кроме того, работодатель может самостоятельно получить сведения у работодателя второго супруга.
Если другой родитель не состоит в трудовых отношениях, то для подтверждения этого факта могут быть использованы данные его трудовой книжки, а также справки, выданные органами службы занятости (письмо Минфина России от 1 июля 2013 г. № 03-04-06/24978).
Необходимо отметить, что если материальная помощь выплачивается работнику на основании нескольких приказов, то она не может считаться единовременной, даже если ее общая сумма не превысила 50 тыс. руб. Поэтому суммы доплат подлежат налогообложению (письмо Минфина России от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33543).
В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» указанная материальная помощь не облагается страховыми взносами.
При этом Минтруд России в письме от 20 ноября 2013 г. № 17-3/1926 отметил, что лимит в 50 тыс. руб., в пределах которого материальная помощь не облагается страховыми взносами, надо применять к каждому родителю, даже если они трудятся в одной организации.
Чрезвычайные обстоятельства
Данная выплата не облагается НДФЛ на основании пункта 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Как указал Минфин России в письме от 17 августа 2012 г. № 03-03-06/4/85, факт и размер причинения материального ущерба для целей освобождения от налогообложения значения не имеют.
При перечислении физлицу сумм материальной помощи в связи с одним и тем же событием (например, лесным пожаром) на основании разных документов соответствующие выплаты не признаются единовременными, даже если назначение выплат различно (одна из них производится для приобретения предметов первой необходимости, а другая - для компенсации причиненного имуществу ущерба). Об этом сказано в письме Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-04-06/34374.
Единовременная помощь не облагается страховыми взносами (п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Смерть родственника
Данная материальная помощь предоставляется на основании заявления работника и копии свидетельства о смерти члена семьи и освобождается от уплаты НДФЛ (п. 8 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Отметим, что членами семьи признаются супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные (ст. 2 Семейного кодекса РФ).
Так, Минфин России в письме от 14 ноября 2012 г. № 03-04-06/4-318 пояснил, что при выплате материальной помощи работнику в связи со смертью его брата необходимо удерживать НДФЛ.
В то же время системное толкование положений Семейного кодекса РФ позволяет включить в понятие членов семьи лиц, связанных взаимными правами и обязанностями, вытекающими из брака, родства, усыновления. Поэтому если брат проживал совместно с работником, то сумма материальной помощи НДФЛ не облагается.
Материальная помощь, выплачиваемая работнику в связи со смертью члена его семьи, не облагается страховыми взносами (п. 3 ч. 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ).
При применении этой нормы также необходимо, чтобы умерший родственник соответствовал понятию «член семьи», установленному положениями Семейного кодекса РФ. В частности, в письме Минтруда России от 5 декабря 2012 г. № 17-3/954 отмечено, что суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работнику в связи со смертью родителей супруга (супруги), облагаются взносами.
Иные основания
Иные виды материальной помощи облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке. Исключение - выплата не превышает за налоговый период 4 тыс. руб. (п. 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ).
Минфин России в письме от 22 октябВря 2013 г. № 03-03-06/4/44144 отметил, что указанная норма не содержит ограничений в отношении целей выплаты помощи.
Матпомощь может предоставляться на условиях, что работник обязан отработать в организации определенное время (например, помощь для приобретения жилья), а в случае досрочного увольнения она возвращается пропорционально неотработанному времени. В этом случае при увольнении работника и возвращении матпомощи организация может вернуть переплату по НДФЛ в порядке, предусмотренном статьей 78 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 17 октября 2012 г. № 03-04-05/10-1198).
Суммы материальной помощи до 4 тыс. руб. также не облагаются страховыми взносами (п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Важно запомнить
Освобождение материальной помощи от налогов и взносов зависит от причины ее назначения и документального оформления. В некоторых случаях важно также соблюсти лимит выплаты и оказать помощь единовременно.
Услуги Правовой защиты
С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.
Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.
