1) С 2020 года в России вводится цифровой электронный аналог трудовой книжки – электронная трудовая книжка «Сведения о трудовой деятельности».
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате, хранится в информационных системах ПФР.
Просмотреть сведения электронной книжки (скачать, распечатать, перенаправить) можно будет в личном кабинете физлица на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет работодатель (в отношении сведений работы у него), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.
2) Правовое основание для перехода на электронные трудовые книжки:
- ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ 16 ДЕКАБРЯ 2019 Г. N 439-ФЗ "О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ЧАСТИ ФОРМИРОВАНИЯ СВЕДЕНИЙ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ»
- ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 16 декабря 2019 года N 436-ФЗ «О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН "ОБ ИНДИВИДУАЛЬНОМ (ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОМ) УЧЕТЕ В СИСТЕМЕ ОБЯЗАТЕЛЬНОГО ПЕНСИОННОГО СТРАХОВАНИЯ»
3) В ТК РФ внесены изменения в следующие статьи:
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий;
Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)
Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора
Статья 165. Случаи предоставления гарантий и компенсаций
Статья 283. Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству
Статья 392. Сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора
Статья 394. Вынесение решений по трудовым спорам об увольнении и о переводе на другую работу
Появилась новая статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности
4) В настоящее утверждены следующие документы:
- форма СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников в ПФР
- Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
Стадии согласования и утверждения:
- форма СТД-Р для предоставления работнику сведений о его трудовой деятельности
- Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
Что сделать в связи с переходом
В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:
- определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР;
- подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников;
- уведомить всех сотрудников об их праве сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки;
- получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде;
- обеспечить техническую готовность (программное обеспечение) представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.
- каждый месяц отчитываться по новой форме СЗВ-ТД в ПФР.
Такие правила устанавливает статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Кого назначить ответственным за электронные трудовые книжки
Ответственное лицо, которое будет вести электронные трудовые книжки и подавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, руководитель выбирает сам. Закон не говорит, кто это должен быть – бухгалтер или кадровик. Отвечать за работу с электронными трудовыми книжками может тот же сотрудник, кому поручили вести бумажные трудовые книжки, или другой специалист.
Обязанности вести электронные трудовые книжки и отчитываться по ним рекомендуем прописать в должностной инструкции сотрудника. При этом даже если указанные обязанности будут в инструкции, издайте приказ о назначении ответственного лица по аналогии с бумажными трудовыми книжками.
Приказ составьте в произвольной форме. Укажите в документе Ф. И. О. и должность сотрудника, которого назначаете ответственным за электронные трудовые книжки и отчет СЗВ-ТД. Также пропишите, кто будет заменять ответственного, когда тот отсутствует.
Какие локальные акты изменить в связи с переходом на электронные трудовые книжки
В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.
Так, в первую очередь придется изменить ПВТР. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу. Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть в ПВТР (ч. 4 ст. 189 ТК).
Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.
Как уведомить сотрудников о выборе трудовой книжки
Уведомить всех сотрудников организации о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. В уведомлении объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Об этом сказано в статье 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Какие заявления нужно получить от сотрудников
На основании уведомления о выборе формата трудовой книжки сотрудник должен определиться, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года.
Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, то он должен написать заявление о том, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Информация о поданном работником заявлении включается в Cведения о его трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Что делать в случае отказа сотрудника от бумажной книжки
Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения. При этом в трудовую книжку сотрудника нужно внести соответствующую запись о том.
Что делать, если сотрудник не подал заявление
Сотрудники, которые не смогли в течение 2020 года подать работодателю заявление о выборе формата трудовой книжки, вправе сделать это в любое время. К таким сотрудникам относят тех, кто:
- по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполнял свои трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы, в том числе на период болезни, отпуска или отстранения от работы;
- имеет стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоял в трудовых отношениях.
Исключением будут только сотрудники, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года. Их трудовые книжки работодатель вправе вести только в электронном виде, и они уже не смогут подать заявления, что хотят оформить бумажную трудовую.
Как передать сведения о трудовой деятельности в ПФР
Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (ст. 66.1 ТК).
Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.
Какие отчеты в ПФР нужно направить уже в ближайшее время
Первая отчетная компания начинается уже с 01.02.2020г. по 15.02.2020г.
С 1 января 2020 года «Сведения о трудовой деятельности» представляются помесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи указанные в п. 2.4. ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ (прием, перевод, увольнение, переименование, изменение квалификации).
А вот с 1 января 2021 года «Сведения о трудовой деятельности» представляются
– при приеме на работу или увольнении, не позднее рабочего дня следующего за днем издания приказа!,
- при остальных кадровых изменениях (в т.ч. перевод на другую постоянную работу, переименовании работодателя, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий, и др.) или в случаях подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст.66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации не позднее 15 месяца следующего за месяцем, в котором произошли указанные мероприятия.
При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица, страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.
В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий(прием, перевод, увольнение и пр.) или заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности не подано, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года на данное зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.
Пример 1. 20 января 2020 года в ООО «Салют» произошло увольнение работника Сидорова Н.Н., на 01.01.2020 года Сидоров Н.Н. был работником ООО «Салют». Последняя запись в его трудовой книжке о приеме Сидорова Н.Н. на работу в ООО «Салют» 15.07.2015 года. В Сведениях о трудовой деятельности на Сидорова Н.Н. , представляемых в ПФР 10.02.2020 года будет 2 записи с кадровыми мероприятиями:
- «Прием» с 15.07.2015 г.
- «Увольнение» с 20.01.2020 г.
Пример 2. 15 февраля 2020 года в ООО «Салют» произошел перевод работника Петрова Н.Н., на 01.01.2020 года Петров Н.Н. был работником ООО «Салют». Последняя запись в его трудовой книжке так же о переводе 01.10.2018 года. В Сведениях о трудовой деятельности на Петрова Н.Н. , представляемых в ПФР 10.03.2020 года будет 2 записи с кадровыми мероприятиями:
- «Перевод» с 01.10.2018 г.
- «Перевод» с 15.02.2020 г.
Пример 3. 20 января 2020 года в ООО «Салют» произошел прием заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде на работника Кузнецова П.П., на 01.01.2020 года Кузнецов П.П. был работником ООО «Салют». Последняя запись в его трудовой книжке о приеме Кузнецова П.П. на работу в ООО «Салют» 20.09.2019 года. В Сведениях о трудовой деятельности на Кузнецова П.П. представляемых в ПФР 10.02.2020 года будет 1 запись с кадровыми мероприятиями + о приеме заявления(отражается в отдельной графе )
- «Прием» с 20.09.2019 г.
Пример 4. 10 февраля 2020 года в ООО «Салют» произошел прием работника Жиглова Н.Н., на 01.01.2020 года Жиглов Н.Н. не был работником ООО «Салют».. В Сведениях о трудовой деятельности на Жиглова Н.Н., представляемых в ПФР 10.03.2020 года будет 1 запись с кадровым мероприятием
- «Прием» с 10.02.2020 г.
Услуги Правовой защиты
С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.
Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.
